Englands 158 Jahre altes Grundbuchamt setzt zur Datendigitalisierung auf Technologie von Xerox

Seit Königin Victoria auf dem Thron saß, hat HM Land Registry jede Änderung an Eigentumsrechten in England und Wales aufgezeichnet – ein Berg von Daten, der im Laufe der Jahrzehnte auf mehr als 25 Millionen Einträge angewachsen ist, die 87 Prozent des Grund und Bodens in diesen beiden Landesteilen abdecken. Und der Behörde zufolge ist dies erst der Anfang: HM Land Registry will zum „weltweit führenden Grundbuchamt im Hinblick auf Schnelligkeit, Unkompliziertheit und einen offenen Ansatz für Daten“ werden.

Jeden Tag gehen im Grundbuchamt zwei- bis dreitausend Papieranträge, Zeichnungen, Fotos und Ausweisdokumente ein, die von Xerox noch am selben Tag in seinem externen Büro verarbeitet werden.

„Unser Sinn und Zweck liegt darin, die Vollständigkeit und Genauigkeit des Grundbuchs für England und Wales zu gewährleisten und gleichzeitig einen hervorragenden Kundenservice bereitzustellen“, erklärt Eve Foster, Central Operations Manager, HM Land Registry. „Mit Xerox als Brücke zwischen physischen und digitalen Daten sind wir deutlich effizienter – ohne Kompromisse bei der Qualität eingehen zu müssen.“

Alles begann vor vier Jahren, als sich das Grundbuchamt mit Xerox zusammentat, um seinen papierbasierten Katalog und seinen Prozess für die Dokumenteneinreichung durch ein digitales System zu ersetzen und so letztlich den gesamten Dokumenten-Workflow zu modernisieren.

Mithilfe seiner Workflow-Management-Software für den Produktionsdruck machte sich Xerox an die Digitalisierung neuer Anwendungen, um wichtige Daten einschließlich Informationen und Bilder zu extrahieren. Da auf der Grundlage dieser Dokumente wichtige finanzielle und rechtliche Entscheidungen getroffen werden, gibt es keinen Raum für Fehler: Dokumente müssen zuverlässig gescannt werden, alle Informationen müssen leserlich sein und es dürfen keine Daten fehlen.

„Es kommt vor allem auf Qualität an“, so Nick Clifford, der als Xerox Client Manager mit HM Land Registry zusammenarbeitet. „Die Daten müssen so perfekt wie möglich erfasst werden.“ Aber wie genau müssen die Daten sein? „Die Genauigkeit muss bei 99,5 Prozent oder höher liegen“, erläutert Clifford. „Die Qualität wird rigoros kontrolliert.“

Einreichungen beinhalten häufig Fotos, Zeichnungen oder kursiven Text. Die Automatisierung der Datenextraktion aus diesen Dokumenttypen erforderte in der Vergangenheit einen zusätzlichen Schritt der manuellen Kontrolle: Sachverständige mussten die Daten prüfen und falsche oder unvollständige Daten erneut eingeben.

Zur Reduzierung dieses zusätzlichen Arbeitsaufwands starteten Xerox und HM Land Registry ein Pilotprojekt, das künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen vereint und so den Überprüfungsprozess vom Menschen auf die Maschine überträgt. Der neue Service innerhalb der Workflow-Management-Software von Xerox für den Produktionsdruck soll die optische Zeichenerkennung optimieren, die von manuellen Eingriffen lernen kann. Die Idee: Durch jeden Vorgang oder Eingriff (also die Kombination aus Automatisierung und menschlicher Intelligenz) wird die Genauigkeit im Laufe der Zeit erhöht. Letztendlich sollen manuelle Eingriffe dank der Technologie nur noch bei besonders komplizierten Fällen erforderlich sein, wie z. B. beim Entziffern von handschriftlichem Text.

Bereits jetzt kann die Plattform (unterstützt durch manuelle Indexierung) lernen, dass ein handgeschriebenes „t“, das wie eine „7“ aussieht, in Wirklichkeit ein „t“ ist. Letztendlich wird die Plattform in der Lage sein, zahlreiche Variationen des Buchstabens „t“ zu erkennen und ohne menschliches Zutun zu verifizieren.

HM Land Registry hofft darauf, in Zukunft bei einfachen Anwendungen auf jegliche manuellen Eingriffe verzichten zu können, während das Grundbuchamt sein historisches Archiv bewahrt und die Branche in eine neue Ära führt.

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