Kann ich das in einer Stunde haben?

Wie Druckkunden in schnelllebigen Zeiten bedient werden

„Kann ich das in einer Stunde haben?“ Vor gar nicht allzu langer Zeit wären Kundendienstmitarbeiter bei dieser Frage in schallendes Gelächter ausgebrochen. Heute sorgen solche Anfragen in Druckereien kaum mehr für ein Stirnrunzeln, da die Abwicklungszeiten zunehmend kürzer werden.

Immer kürzere Durchlaufzeiten

Tempo ist das A und O sowohl bei Druckaufträgen von Laufkundschaft als auch bei Onlinebestellungen und B2B-Kunden.

„Ich arbeite seit 25 Jahren in der Druckbranche und am Anfang betrug die Mindestabwicklungszeit für jeden Druckauftrag fünf Werktage“, so Steve Tappenden, Manager bei RPM Digital in Dorset, Großbritannien. „Heutzutage liegt der Durchschnitt bei 48 Stunden und bei manchen Aufträgen erwartet der Kunde eine Abwicklungszeit von einer Stunde oder sogar nur 30 Minuten.“ 

Zum Kundenstamm von RPM Digital gehören Architekten mit bindenden Fristen. Sie wissen, wie wichtig eine pünktliche Lieferung von Dokumenten ist. „Ich habe schon ganze Nächte mit Kunden in der Druckerei verbracht, damit ihre Dokumente termingerecht am nächsten Morgen fertig waren. Das ist zwar harte Arbeit, aber wenn man die Beziehung zu einem Kunden schätzt, scheut man keine Mühen“, so Tappenden. 

Den Grundstein legen

In solch einem umschlagstarken, hochintensiven Druckumfeld überleben nur die, die am effizientesten arbeiten. Sich der Herausforderung zu stellen, gleichzeitig schnelle, kleine und großvolumige Aufträge zu bearbeiten, lohnt sich, wenn die Gewinnmarge stimmt. Die tagtägliche Erfüllung solcher knappen Fristen erfordert optimierte Prozesse, die reibungslos und vorhersehbar ablaufen, damit Sie bei Bedarf einen Schritt zulegen können. 

Wenn ein Kunde von RPM Digital eine Bestellung in Auftrag gibt, erkennt Xerox FreeFlow Core automatisch, wenn es sich um einen Farbdruck handelt, und sendet den Auftrag über einen speziell für diesen Zweck eingerichteten Druckausgabeordner an das gewünschte Farbdrucksystem. Der gesamte Prozess läuft weitgehend ohne menschliches Zutun ab. Die einzige menschliche Interaktion findet statt, wenn der Bediener am Morgen die Druckmaschine einschaltet und die fertigen Produkte zur Weiterverarbeitung aus dem Ausgabefach holt. 

Denken Sie daran: Wenn Sie einen Prozess automatisieren, müssen Sie nicht auf Qualität verzichten.
Wir haben bereits an anderer Stelle erläutert, dass das Handwerk auch in Zeiten der Druckautomatisierung immer noch seinen Stellenwert hat. 

Erwecken Sie Daten zum Leben

Wenn Sie dem ganzen Szenario variable Daten hinzufügen, ist es umso wichtiger, dass Sie die richtigen Grundlagen schaffen. Eine personalisierte Druckauflage erfordert Zeit und Aufwand bei der Ersteinrichtung. Sobald dieser Prozess aber definiert wurde und sich das System darauf eingespielt hat, gehen Wiederholungsaufträge viel schneller von der Hand.

„Die Nachfrage nach variablen Druckaufträgen wird wachsen, da immer mehr Kunden den Wert der Daten erkennen, die ihnen zur Verfügung stehen“, so Tappenden. „Wir haben mit XMPie in eine crossmediale Zukunftstechnologie investiert. So können wir den Anforderungen der Kunden, die zunehmend bereit sind, diese Daten gewinnbringend einzusetzen, gerecht werden. Im Zuge dieser Entwicklung sind wir derzeit dabei, einen Web-to-Print-Shop zu eröffnen, um so von Anfang an – egal ob bei persönlichem Kundenkontakt, über Selbstbedienungssysteme oder per Internet – ein besseres Kundenerlebniss bieten zu können.

Immer auf Draht

RPM Digital und die Nachtschwärmer unter ihren Architekten sind nicht die Einzigen, die sich in der Druckerei die Nächte um die Ohren schlagen. Wenn es ums Last-Minute-Drucken geht, setzen Studenten neue Rekorde. 

Die Universität Trondheim, die größte Universität Norwegens, benötigte eine Druckerei, die die Auftragsflut an den Tagen vor der Abgabe der Abschlussarbeiten bewältigen konnte. Dabei geht es um Tausende von kleinen Aufträgen, die alle in einem Zeitraum von zwei bis drei Tagen eintreffen und innerhalb kürzester Zeit erstellt werden müssen. 

Da viele Studenten sich mit dem Drucken ihrer Arbeiten bis zur allerletzten Minute Zeit lassen, erwartet die Druckerei bis zu 2.000 Aufträge an einem einzigen Wochenende. Um den Zuschlag für diesen Auftrag zu erhalten, musste Tore Slettahjell, Digital Workflow Manager bei Skipnes Kommunikasjon, unter Beweis stellen, dass sein Unternehmen solche Auftragsspitzen problemlos meistern kann.

Um die notwendigen Kapazitäten für studentische Druckaufträge auf den letzten Drücker zu schaffen, richtete Skipnes ein Online-Selbstbedienungsportal ein, über das die Studenten ihre Bestellungen aufgeben können.

Kurzlebige Druckerzeugnisse

Eine weitere zeitkritische Herausforderung für Skipnes bestand im Druck von Verpackungsetiketten für eines der größten Exportgüter Norwegens: Lachs. Das Netzwerk der Druckerei stand unter massiver Belastung: Man musste die Etiketten am selben Tag ausliefern und 10.000 – 40.000 Sätze variabler Daten produzieren. Skipnes war sich bewusst, dass jedes einzelne Etikett seine korrekte, individuelle Information tragen musste und dass die Etiketten pünktlich geliefert werden mussten. Ansonsten würde der verderbliche Lachs für den Kunden zur Ausschussware. 

Skipnes verwendete das FreeFlow VI Compose-Tool, um jedes einzelne variable Dokument direkt nach Bedarf auf der Druckmaschine zu verarbeiten. Im Ergebnis hat sich die Gesamtdauer bis zur Rasterbildverarbeitung und zum Druck von Verpackungsetiketten mit variablen Daten von vier bis fünf Stunden auf vier bis fünf Minuten verringert.

„Es ist ausgesprochen wichtig, sich auf einen sicheren Workflow und eine schnelle Produktion verlassen zu können. Andernfalls verliert man bares Geld“, so Slettahjell.

Ob Etiketten für frischen Fisch oder Abschlussarbeiten in letzter Minute – die Druckereien von heute sehen sich mit einem immer stärkeren Druck durch immer kürzere Umschlagszeiten konfrontiert. Aufträge mit variablen Daten führen zu zusätzlicher Komplexität bei der Erfüllung einer ohnehin bereits schwierigen Aufgabe, sodass Geschwindigkeit alleine nicht mehr ausreicht. Durch einen effizienten Workflow müssen Druckprozesse um die entscheidenden Sekunden verkürzt werden. Gleichzeitig gilt es sicherzustellen, dass dabei weder Genauigkeit noch Sicherheit in Mitleidenschaft geraten.

Wenn auch Sie Kunden haben, die ihre Drucksachen innerhalb von einer Stunde (oder schneller) benötigen, erfahren Sie hier, wie Sie mit Hilfe von Workflow-Software Ihre Termine einhalten können.

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