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Xerox® ConnectKey® for DocuShare®

Einfaches, intuitives Scannen direkt in Ihre Geschäftsprozesse
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Geschäftszeiten: 7:30 bis 18:30 Uhr
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Ihre Herausforderungen
Wie Xerox Ihnen helfen kann
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Überblick

Mit Xerox® ConnectKey® for DocuShare® können Ihre Mitarbeiter Papierdokumente sicher erfassen und direkt in die von ihnen bearbeiteten Geschäftsprozesse scannen. IT- und Business Administratoren erhalten die notwendigen Tools, um Anwender- und Workflow-Prozesse einfach zu konfigurieren und zu verwalten.

Finden Sie heraus, wie benutzerfreundlich, leistungsstark und smart ConnectKey for DocuShare ist - und wie es die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern kann. Grundfunktionen wie Scan-to-Email und Netzwerkscannen bieten großartige Möglichkeiten, um die Investition in Ihre MFD optimal zu nutzen. Aber wenn Sie Informationen rasch und exakt erfassen müssen oder sofort auf Dokumente zugreifen möchten, weil sie für entscheidende Geschäftsabläufe wie Kreditorenbuchhaltung, Rechnungsbearbeitung, Kundendienst oder Compliance Audits unerlässlich sind, dann benötigen Sie mehr Optionen.

Verabschieden Sie sich von mehrstufigen Prozessen und setzen Sie auf eine nahtlose Workflow-Produktivität.

Hauptmerkmale

Einfaches Scannen – Erfassen und digitalisieren Sie Dokumente schnell und einfach, indem Sie am MFD Scan-Buttons mit dem Zielspeicher Ihrer Wahl einrichten:

  • voreingestellte oder am Gerät einzugebende E-Mail-Adressen
  • DocuShare-Sammlungen vor Ort oder in der Cloud
  • gemeinsame Netzwerkordner
  • automatisierte, vorkonfigurierte Workflows

Auswahl in DocuShare direkt am MFD – Wählen Sie die Speicherorte für Ihre Scans in DocuShare direkt am Touchscreen des MFD aus.

Business Intelligence – Ergänzen Sie Eigenschaften/Funktionen beim Scannen oder wählen Sie die erforderlichen Funktionen aus einer Unternehmensdatenbank aus:

  • Funktion für das Nachschlagen in Datenbanken
  • automatische Extraktion für Auswahllisten
  • automatisches Ausfüllen von Eigenschaftswerten

Scan-Workflows mit einem Tastendruck – Scannt Dokumente direkt in vorkonfigurierte Workflows.

  • Richten Sie Scan-Workflows gezielt für einzelne Abteilungen wie Buchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, HR oder Rechtsabteilung ein.
  • Scannen und senden Sie Dokumente zu Genehmigungszwecken an eine oder mehrere Personen gleichzeitig.
  • Scannen und senden Sie Dokumente direkt in eine Dokumentensammlung (Ordner).
  • Scannen und senden Sie Dokumente direkt an einen Zielspeicherort, der automatisch einen Workflow auslöst.

Sichere Kartenauthentifizierung

  • Support von LDAP/Microsoft Active Directory
  • Verschlüsselung und sichere Verbindungen
  • Sofortiger Zugriff auf all Ihre Scan-Buttons dank einer einfachen Anmeldung mit Ihrem Firmenausweis.

Ihre Herausforderungen

Papierintensive Arbeitsumgebungen sorgen für zahlreiche Herausforderungen, so z. B. hohe Kosten, hohe Fehlerquoten, eine verminderte Produktivität, ständig zu wenig verfügbare Lagerfläche, Probleme mit der Compliance und eine geringe Kundenzufriedenheit, da immer eine gewisse Zeit benötigt wird, um auf Dokumente zugreifen zu können.

Herausforderungen

  • Aktuelle Branchenumfragen zeigen, dass Unternehmen heute mehr als je zuvor mit Papierdokumenten arbeiten müssen, und dass viele daher dringend nach den besten Möglichkeiten für die Verwaltung und Organisation dieser Papierberge suchen.
  • Die meisten Büros verfügen über keine direkte Verbindung von ihren Multifunktionsgeräten zum gewünschten Dokumentenablagebereich. In der Folge müssen für das Hochladen von Dokumenten mehrstufige Prozesse umgesetzt werden, die Fehlerquellen bergen, viel Zeit verschlingen und kostenintensiv sind.
  • Gescannte Dokumente sind normalerweise als nicht durchsuchbare PDFs abgespeichert, die es beinahe unmöglich machen, wichtige Informationen im Bedarfsfall umgehend abzurufen.
  • Die Mitarbeiterproduktivität ist dauerhaft niedrig, wenn Stunden mit der Suche nach Papierdokumenten verbracht werden müssen. Das kostet Ihr Unternehmen viel Geld.
  • Die Wahrung der Compliance führt für viele Unternehmen zu unvermeidbaren Kosten - und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben macht ein einfaches Abrufen wichtiger Daten erforderlich.
  • Zufriedene Kunden sind für jedes Unternehmen wesentlich, zu lange Reaktionszeiten können sich jedoch negativ auf die Kundenerfahrung und somit auf die Kundentreue auswirken.
  • Unternehmen sind ständig auf der Suche nach den optimalen Möglichkeiten zum Ausbau ihrer Umweltschutzprogramme. Wenn Sie Ihre papierintensive Büroumgebung beibehalten, wird das Ihr Unternehmen viel Geld für Papier, Toner, Strom, Transport, Lagerung und Postversand kosten.

Wie Xerox Ihnen helfen kann

Die Integration von MFD in ein Enterprise Content Management (ECM) System bietet eine ganz einfache Möglichkeit, um Ihrem Unternehmen Geld zu sparen. MFD können bei der Automatisierung langwieriger Arbeitsabläufe im Büro unterstützen, indem Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, Dokumente direkt in einem ECM-Workflow zu scannen, der die Dokumente automatisch an bestimmte Abteilungen oder Kollegen weiterleitet.

Was spricht für Xerox?

Mit Xerox ConnectKey for DocuShare können Sie:

  • Dokumente an vorab definierte Workflows vor Ort oder in der Cloud scannen und senden
  • Dokumente mit einem Tastendruck an DocuShare-Sammlungen, gemeinsame Netzwerkordner und Mailprogramme scannen und senden
  • Eigenschaften/Funktionen beim Scannen ergänzen oder aus einer Unternehmensdatenbank auswählen
  • Scan-Tasten ganz einfach für unterschiedlichste Einstellungen einrichten
  • einen oder mehrere MFD integrieren und die bestehende Infrastruktur optimal ausbauen
  • durchsuchbare PDFs oder PDFAs erstellen
  • DocuShare- oder Netzwerkordner direkt vom MFD aus durchsuchen und als Zielspeicherort anwählen

Die clevere Art, mehr zu schaffen
Damit Sie Scanvorgänge sicher mit Business Intelligence verbinden können, gibt Ihnen ConnectKey die Möglichkeit:

  • Eigenschaften beim Scannen einzugeben, um Ablage/Verarbeitung zu automatisieren
  • Datenwerte in Ihrer Unternehmensdatenbank, im CRM- oder ERP-System direkt am MFP nachschlagen und diese zeitsparend per Auto-Fill zu ergänzen
  • automatisch und rasch neue Datensammlungen zu erstellen (z. B. mit Rechnungsnummer oder Name des Kunden)
  • eine Scan-Workflow-Bibliothek auf dem MFD anzupassen, die in einer praktischen Template-Hierarchie organisiert ist
  • Dokumente in vorkonfigurierte Workflows zu scannen, was Zeit spart und die Effizienz steigert
  • Scan-Tasten nur durch eine Anmeldung freizugeben
  • LDAP/Microsoft Active Directory einzusetzen
  • die integrierten Sicherheits- und Verschlüsselungsfunktionen von Xerox MFD zu nutzen

Informationen

Die preisgekrönten Kopierer, Drucker und Multifunktionsgeräte von Xerox enthalten flexible Schnittstellen, auf die vielfältige Softwarelösungen zugreifen können. Die Softwarefunktionalität kann je nach Produktmodell variieren. Ihr lokaler Vertriebspartner gibt Ihnen gern nähere Auskünfte zur Kompatibilität.

Das Multifunktionsgerät muss EIP-fähig sein (EIP - Xerox Extensible Interface Platform), da die Installation von EIP ab Version 1.5 erforderlich ist.

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