Automatisieren, wo es geht – unterstützen, wo es nicht geht

Wenn Sie für die IT in einem wachsenden Unternehmen verantwortlich sind, treffen Sie nicht nur Entscheidungen für die Gegenwart.  Sie treffen Entscheidungen, die die Zukunft des Unternehmens prägen – und legen die technologische Grundlagen für einen nachhaltigen Erfolg . Dies bestimmt Ihr Leben und Ihre Karriere zugleich. 

Bei einer so großen Verantwortung müssen Sie jeden Ihrer Schritte genau abwägen. Auch wenn dafür nicht immer genug Zeit bleibt, ist dies ausgesprochen wichtig und kommt immer häufiger vor. Laut dem Bericht “Enabling SMBs with Technology” (Unterstützung kleiner und mittelständischer Unternehmen mit Technologie) des internationaler Branchenverbands der IT-Industrie CompTIA steht die Verbesserung der operativen Effizienz bei den Prioritäten nahezu der Hälfte aller kleineren Unternehmen an oberster Stelle. Solche Entscheidungen wollen gründlich überlegt sein. Daher ist es sinnvoll, Automatisierungsoptionen zu erörtern, in Bezug auf Vorgänge, die Sie automatisieren können und Vorgänge, die Sie lieber nicht anfassen.

Bei allen Prozessen kommen zwei entscheidende Kräfte zum Tragen: Solche, die auf echter menschlicher Intelligenz und Erfahrung basieren – und solche, die ohne sie auskommen. Wenn Sie also Ineffizienzen durch Automatisierung bei den letzteren Prozessen beseitigen, können die ersteren Prozesse davon profitieren.

Hier ein Beispiel - Der Rechnungseingangssprozess in der Buchhaltung: Auf den ersten Blick handelt es sich hierbei um einen Finanzvorgang. Sein Erfolg hängt allerdings davon ab, wie gut Sie diesen Prozess abwickeln und Dokumente verteilen.

Was Sie nicht automatisieren wollen: die punktgenaue Kontrolle und das Know-how Ihrer Buchhalter und Account Manager. Diesewissen genau, wie eine seriöse, akkurate Rechnung aussieht und erkennen Betrug und Ungenauigkeiten sofort.

Was Sie automatisieren können: das Scannen, Sammeln, Erfassen, Archivieren und Übertragen ins Hauptbuch – wichtige, aber ermüdende und zeitaufwändige Vorgänge mit hohem Fehlerpotenzial. Wenn Sie diese Schritte automatisieren, vermeiden Sie Irrtümer, gewährleisten das sichere Abspeichern von Dokumenten und beschleunigen den gesamten Prozess.

Aber noch wichtiger ist der schnellere Überblick, den Ihr Team bei den Außenständen gewinnt. Er bedeutet mehr Zeit für Überlegungen, auf welche Projekte der Cashflow gelenkt werden soll. Solche Momente sind richtungsweisend, denn indem Sie festlegen, welche Ziele verfolgt und was bei Seite gelegt werden soll, stärken und positionieren Sie Ihr Unternehmen strategisch.

Wachstum fördern oder bremsen 

In diesem Zusammenhang sollten Sie sich überlegen, wie sich Prozesse skalieren lassen. Denn in wachsenden Unternehmen werden Prozesse wichtiger denn je. Prozesse sorgen für Zusammenhalt und dafür, dass alle am selben Strang ziehen. Wachstum kann aber auch Ineffizienzen deutlicher zum Vorschein treten lassen.

Solche Ineffizienzen spielten vermutlich kaum eine Rolle, als das Unternehmen noch kleiner war. Mit zunehmendem Wachstum machen sie sich unter Umständen jedoch deutlich bemerkbar. So wartet zum Beispiel ein amerikanischer Angestellter mit Zugang zu einem gemeinsam genutzten zentralen Drucker im Durchschnitt zusätzlich drei Minuten pro Tag auf das Ausführen von Druckaufträgen.

Das klingt vielleicht nicht nach viel. Aber in einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitern summiert sich das auf 6.500 verlorene Arbeitsstunden pro Jahr!

Um noch einmal auf unser Beispiel zurückzukommen: Als nur hundert Rechnungen pro Monat anfielen, schien es vielleicht nicht so wichtig, dass zwölf Arbeitsschritte notwendig waren, bis eine Rechnung bei der Kreditorenbuchhaltung aufschlug. Wenn Sie das aber auf 500 Rechnungen pro Monat hochrechnen, geraten Ihre Buchhalter plötzlich ganz schön ins Schwitzen.

Jetzt haben Sie die Wahl. Sie können noch mehr Scanner und Mitarbeiter auf das Problem ansetzen, bzw. weitere Buchhalter einstellen, die noch mehr lästige Dinge erledigen, die keiner machen will. 

Oder Sie können sich auf diese öden Aufgaben konzentrieren und sie automatisieren, damit ihre bestehenden Mitarbeiter produktiver werden. Ihre Buchhalter werden es Ihnen danken, und alle Beteiligten werden von intelligenten Entscheidungen darüber, was automatisiert werden sollte und was nicht, profitieren.

Die Herausforderung: Finden Sie heraus, was automatisiert werden muss, und was nicht.

Prüfen Sie, was sich automatisieren lässt

Unsere Managed Print Services für wachsende Unternehmen verwandeln langwierige, papierbasierte Prozesse in automatisierte, digitale Prozesse. Wenn Sie also eine intelligente Lösung suchen, mit der Sie Prozesse skalieren und Ihre Effizienz steigern können, ist dies ein guter Ansatzpunkt.

Weitere Informationen

Hier erfahren Sie mehr über Automatisierung: