Demystifying Total Cost of Owning a Printer

Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership - TCO) leicht gemacht

Wenn es um Drucker geht, bedeutet „preisgünstig“ nicht gleich „wirtschaftlich“.

Wenn Sie sich ein genaues Bild über die Zahlen machen möchten, können Sie mithilfe dieser Übersicht die TCO selbst berechnen.

Der Preis ist nur einer von vielen Faktoren, die Sie beim Kauf eines Druckers für Ihr kleines oder mittelständiges Unternehmen berücksichtigen sollten. Wenn Sie sämtliche Aspekte der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership – TCO) mit einkalkulieren – beispielsweise Lebenserwartung, Tonerkosten und Ausfallzeiten – merken Sie schnell, dass der Anschaffungspreis nur ein Faktor von vielen ist.

Die Grundlagen des Druckerkaufs

Bei jedem geschäftlichen Kauf müssen Sie zunächst bestimmen, wie etwas eingesetzt werden soll. Bei einem Drucker bedeutet das beispielsweise:

  • - Wie viele Seiten werden Sie pro Monat drucken? (Zählen Sie nach, wie viele Papierpakete Sie jeden Monat verbrauchen.)
  • Wie viele davon werden in Farbe gedruckt?
  • Wie lange werden Sie den Drucker voraussichtlich behalten, bevor Sie einen neuen anschaffen?
  • Welche zusätzlichen Funktionen benötigen Sie? Zweiseitigen Druck? Bedrucken von Umschlägen? Druck im A3-Format?

Anhand der Antworten auf diese Fragen können Sie eine Liste von Druckern erstellen, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Berechnung der Gesamtbetriebskosten

Vor dem Kauf sollten Sie aber zunächst die Gesamtbetriebskosten berechnen. Neben den oben genannten Informationen fließen vier Variablen in die TCO mit ein.

  • Der Anschaffungspreis des Druckers.
  • Die Kapazität der „Starter“-Tonerkartuschen. D.h., wie viele Seiten können Sie mit den bereits mitgelieferten Tonern drucken?
  • Wie teuer sind die Ersatzkartuschen? Welche Seitenkapazität haben sie?
  • Werden Sie den Drucker kaufen oder leasen?

Wenn Sie gut mit Excel umgehen können, geben Sie all diese Daten in eine Tabelle ein und erstellen Sie ein Balkendiagramm, das die relativen Kosten jedes Druckers zeigt. Aber auch mit einem Taschenrechner, einem Blatt Papier und einem Bleistift lässt sich dies leicht berechnen. Wir zeigen Ihnen wie:

  1. Multiplizieren Sie die Anzahl der Seiten, die Sie pro Monat drucken, mit der Anzahl der Monate, die Sie das Gerät besitzen werden. Führen Sie diese Berechnung zweimal durch: einmal für die Anzahl der Seiten insgesamt und ein zweites Mal für die Anzahl der farbig bedruckten Seiten. Hier ein Beispiel, bei dem wir davon ausgehen, dass 50 % der Seiten in Farbe bedruckt werden.
    750 Seiten pro Monat x 48 Monate = 36.000 Seiten
    375 Farbseiten pro Monat x 48 Monate = 18.000 Farbseiten

    Warum wir das separat berechnen? Weil zwar jede Seite schwarze Tinte braucht, aber nicht jede Seite farbige Tinte.

  2. Ziehen Sie die Anzahl der Seiten, die mit der Starter-Kartusche gedruckt werden können, von den Seiten insgesamt (über den gesamten Lebenszyklus) ab. Beispiel: Wenn die mitgelieferte Kartusche 2.000 Seiten produzieren kann, dann ziehen Sie diese Zahl von den Gesamtseiten aus Schritt 1 ab.
    36.000 Seiten insgesamt – 2.000 Seiten mit mitgelieferter Kartusche = 34.000 insgesamt
    18.000 Farbseiten – 2.000 Seiten mit mitgelieferter Kartusche = 16.000 Farbseiten
  3. Teilen Sie die Anzahl der verbleibenden Seiten durch die Kapazität der Ersatz-Tonerkartuschen. Beispiel: Wenn die Schwarz-Weiß-Tonerkartusche 5.000 Seiten drucken kann:
    34.000 ÷ 5.000 = 6,8

    Da Sie nur ganze Kartuschen kaufen können, runden Sie auf sieben Kartuschen auf.
    Für die Berechnung der benötigten Farbkartuschen ist ein zusätzlicher Schritt nötig, da wir für Farbdrucke drei unterschiedliche Toner benötigen – Magenta, Gelb und Cyan. Auch hier gehen wir wieder davon aus, dass eine Kartusche 5.000 Seiten drucken kann:

    18.000 ÷ 5.000 = 3,6 (Auf 4 Kartuschen aufrunden)
    4 x 3 = 12 Kartuschen
  4. Jetzt können Sie berechnen, wie viele Tonerkartuschen Sie während der Lebensdauer des Druckers benötigen werden. Hier ein Beispiel, das auf einem herkömmlichen Drucker von einer Elektronik-Fachmarktkette beruht.
    Schwarze Kartuschen: 7 x 50 € = 350 €
    Farbkartuschen: 12 x 70 € = 840 €
    KOSTEN FÜR KARTUSCHEN: 1.190 €
  5. Wenn Sie einen Drucker bei einer Elektronik-Fachmarktkette kaufen, nutzen Sie ihn für gewöhnlich bis zu zwei Jahre nach Ablauf der Herstellergarantie. Um Ihre Investition zu schützen, können Sie für 50 € eine Garantieverlängerung in Anspruch nehmen, damit Ihr Gerät auch im 3. und 4. Jahr abgedeckt ist.
  6. Damit hätten Sie das Schwierigste schon geschafft. Addieren wir nun alle Kosten:
    Anschaffungspreis des Druckers: 355 €
    Kartuschen: 1.190 €
    Garantie: 50 €
    GESAMTBETRIEBSKOSTEN (TCO): 1.595 €

Eigentlich ist es gar nicht so kompliziert. Sie müssen lediglich ein paar einfache Schritte aneinanderreihen.

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