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Bares Geld drucken: Wie Sie Dokumentenprozesse für Ihr Wachstum nutzen

In Zeiten schnellen Wachstums sollte man anfangen, strategisch über seine Dokumentenprozesse nachzudenken. 

Denn was so mancher Unternehmensinhaber nicht realisiert ist, dass nicht weniger als 40 Prozent aller Geschäftsaktivitäten dokumentengesteuert sind. Und im Durchschnitt belaufen sich bis zu 10 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens ausschließlich auf die Verwaltung von Dokumenten.

Werden Sie hier aktiv, um die Effizienz eines Großteils der Unternehmensbereiche zu steigern und eine beachtliche Menge Zeit und Geld zu sparen.

Dokumentenprozesse und Cash Flow

Das übliche Verfahren des Rechnungseinganges an die Buchhaltung liefert ein anschauliches Beispiel. In kleinen Unternehmen ist es nicht unüblich, dass dieser Vorgang ad hoc und damit auf vielerlei Art und Weise ineffizient gestaltet wird. 

  • Die Rechnungsinformationen werden möglicherweise ausgedruckt und dann von Hand in ein Abrechnungssystem eingegeben. 
  • Am Freigabeprozess sind meist verschiedene Personen aus der Finanzabteilung beteiligt, die womöglich vertrauliche Daten ausdrucken und auf den Schreibtischen anderer liegen lassen. 
  • Und wenn die Informationen dann endlich in der Buchhaltung ankommen, haben sie wahrscheinlich ein Dutzend nicht dokumentierter Schritte durchlaufen. 

Das alles ist akzeptabel, wenn das Unternehmen klein und die Anzahl der Rechnungen und Mitarbeiter in der Finanzabteilung überschaubar ist. Wenn das Unternehmen allerdings wächst und die Komplexität durch immer mehr Rechnungen und immer mehr Beteiligte zunimmt, bringt dieser Prozess nicht zu unterschätzende Veränderungen für die Finanzabteilung mit sich. 

Zum einen müssen die Finanzbuchhalter übermäßig viel Zeit mit mühsamen manuellen Aufgaben verbringen. Aber, was noch viel wichtiger ist: ein langsamer, bedächtiger Prozess bedeutet, dass der Finanzvorstand länger warten muss, bis er weiß, wie hoch die Ausstände des Unternehmens sind. Dieser einfache Dokumentenprozess hat direkten Einfluss darauf, wie viel Einsicht der Finanzvorstand in den Cash Flow hat. 

Die Gelegenheit für IT

Das obige Beispiel bietet zahlreiche Möglichkeiten, wie Sie mithilfe von IT die Effizienz steigern und finanzielle Einsparungen erzielen können. Ganz konkret können Sie die Workflows des Scannens, Speicherns und Versendens von Rechnungen mit Ihren Multifunktionsdruckern und Scannern automatisieren. Außerdem gibt es eine einfache (jedoch häufig übersehene) Methode, Dokumente zu schützen, indem man den Drucker so einstellt, dass er Aufträge nur mit einem PIN-Code freigibt.  

Tatsächlich aber gehen die Möglichkeiten weit über Einsparungen und Leistungssteigerung hinaus, obwohl diese Dinge natürlich wichtig sind. Darüber hinaus helfen sie nämlich der Finanzabteilung, eine bessere Übersicht über den Cash Flow zu gewinnen.

Wenn Sie Ihre Dokumentenprozesse geschickter verwalten, dann verwalten Sie nicht nur Ihre Dokumente. Sie machen es für jeden Beteiligten leichter, auf effizientem Wege Zugang zu den Informationen zu erhalten, die er benötigt. Das spielt vor allem in Zeiten schnellen Wachstums eine bedeutende Rolle. 

Und hier ergibt sich, kurz gefasst, die Chance: Fangen Sie an, Ihre Dokumentenprozesse zu rationalisieren, und hören Sie auf, Informationen ad hoc zu verwalten. Sie haben die einmalige Gelegenheit, enormen Einfluss auf Ihr Unternehmen zu nehmen, und zwar auf schnelle, einfache und vor allem fassbare Art und Weise. 

Konzentrieren Sie sich auf jene 40 Prozent Ihres Unternehmens, in denen sich unwirtschaftliche Prozesse verbergen. So machen Sie sich nicht nur Ihr eigenes Leben sehr viel einfacher, sondern sorgen auch dafür, dass bei allen die Arbeit besser läuft. 

Wo setzen Sie am besten an?

Ein guter Anfang wäre, die Kompromisse, die möglicherweise in der Vergangenheit beim Dokumentmanagement gemacht wurden, zu identifizieren. Um zu erfahren, wie Sie damit umgehen sollen, lesen Sie unseren SlideShare „Vier intelligente Wege zu gut funktionierendem Wachstum“ .

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