DocuWare CONNECT to Xerox

Scannen und Archivieren von einem Multifunktionsdrucker

Mit DocuWare lassen sich Dokumente direkt auf Ihrem Multifunktionsdrucker in einem einzigen Schritt scannen, indizieren und ablegen. Das heißt, die elektronischen Dateien stehen allen entsprechend befugten Benutzern sofort im zentralen Dokumenten-Pool zur Verfügung.

Hauptmerkmale

  • Ablage gescannter Dokumente direkt im DocuWare-Archiv
  • Auswahl der bevorzugten Login-Einstellung: Hintergrund-Login mit einem fest definierten Benutzer oder individuelle Anmeldung für jeden Benutzer
  • Unbeschränkte Anzahl von DocuWare 5-Archiven
  • Auswahl aus einer Liste von Ablagedialogen auf dem Multifunktionsdrucker von Xerox
  • Festlegen spezieller Ablagedialoge über die DocuWare-Administration
  • Auswahl von Indexeinträgen aus Listen oder Eingabe über ein Soft-Keyboard
  • Zugriff auf die wichtigsten Scanner-Einstellungen des MFP, einschließlich Duplex- und Simplex-Modus, Schwarzweiß und Farbe, 100-600 dpi sowie PDF, TIFF und JPG-Dateiformate
  • Zugriff/Verwaltung eines zentralen Dokumenten-Pools, der für alle entsprechend befugten Benutzer zugänglich ist
  • Intuitive Bedienungsoberfläche vereinfacht das Arbeiten mit DocuWare-Funktionen
  • Automatische Indizierung sorgt für schnelles Auffinden der gewünschten Datei
  • Verbesserung der Workflows dank einfachen Scan-, Ablage- und Recherche-Funktionen
  • Mühelose Installation, Administration und Bedienung stellen den störungsfreien Betrieb sicher
  • Kosteneinsparungen bei der Lagerung von Papierdokumenten dank einer digitalen Lösung mit minimalen Gesamteigentumskosten (TCO).
  • Digitalisierte Dokumente werden nahtlos in den Web-Content-Managementprozess übernommen
  • Skalierbare Lösung passt sich dynamisch an Ihre steigenden Anforderungen an
  • Behandlung von Dokumenten in allen Formaten
  • Xerox Extensible Interface Platform (EIP) ermöglicht die Nutzung von Software-Lösungen direkt über den Touch-Screen des Multifunktionsdruckers
Mit DocuWare lassen sich Dokumente direkt auf Ihrem Multifunktionsdrucker in einem einzigen Schritt scannen, indizieren und ablegen. Das heißt, die elektronischen Dateien stehen allen entsprechend befugten Benutzern sofort im zentralen Dokumenten-Pool zur Verfügung.

Herausforderungen

  • Finden von Lösungen, die automatisch sämtliche Arten von Dokumenten verarbeiten können, ganz gleich aus welcher Quelle oder aus welchem internen Kontrollverfahren sie stammen, und die gleichzeitig die Einhaltung der Audit- und Compliance-Anforderungen unterstützen.
  • Bereitstellen von Möglichkeiten zur Verwaltung von Datensätzen und Dokumenten auf sichere und kontrollierte Art und Weise, zusammen mit Workflow-, Web-Content-Management- und universellen Integrationsfunktionen.
  • Bereitstellen einer leistungsstarken Enterprise Content Management (ECM)-Funktionalität zur stufenweisen Eingliederung in das gesamte Unternehmen.
  • Implementierung einer sinnvollen Methode für den digitalen Import von Dokumenten sowie eine digitale Datenhaltung, die allen Benutzern den einfachen Zugriff auf die Datenbestände ermöglicht.
  • Bereitstellen von Software, die zu jeder Zeit einfache Organisation und sichere Ablage/Archivierung gewährleistet.
  • Verbesserung der Workflows, einschließlich der Bearbeitung von Dokumenten auch im Remote-Betrieb und/oder durch mobile Benutzer
  • Erarbeiten einer Lösung für mühelose Konfiguration und Integration mit anderen Anwendungen
Mit DocuWare CONNECT to Xerox können Sie Dokumente in einem einzigen Schritt direkt auf dem Multifunktionsdrucker (MPF) scannen und archivieren. Digitalisierte Dokumente lassen sich direkt auf dem Multifunktionsdrucker indizieren und stehen dann sofort allen berechtigten Benutzern im zentralen Dokumenten-Pool zur Verfügung.

Die Auswahl der Anwendung für die Ablage in DocuWare erfolgt direkt am MFP. Je nach Einstellung authentifizieren Sie sich entweder mit Benutzername und Passwort oder verwenden für die Anmeldung in DocuWare einen vordefinierten Benutzer. Auf dem Display werden dann die verfügbaren Ablagedialoge aufgelistet. Nach Auswahl des gewünschten Dialogs werden Felder angezeigt, in die Sie die Indexbegriffe für das jeweilige Dokument eingeben. Die Begriffe wählen Sie entweder aus Auswahllisten aus oder geben diese mit Hilfe eines Soft-Keyboards ein. Sobald alle erforderlichen Felder ausgefüllt sind, scannen Sie das Dokument. Das digitalisierte Dokument wird dann im Hintergrund zusammen mit den zugewiesenen Indexbegriffen im DocuWare-Archiv abgelegt. Alle mit den erforderlichen Berechtigungen ausgestatteten Benutzer haben sofortigen Zugriff darauf.


Was spricht für Xerox?
  • DocuWare wurde speziell für eine nahtlose Integration mit den Multifunktionsdruckern von Xerox ausgelegt.
  • Die Archivierung kann direkt vom Xerox-Multifunktionsdrucker erfolgen.
  • Scannen, Indizieren und Archivieren in einem Schritt auf dem Xerox-Multifunktionsdrucker.
  • Dokumente stehen allen berechtigten Benutzern sofort zur Verfügung.

DocuWare CONNECT to Xerox setzt auf die Technologie von DocuWare Web Client auf. Auf dem Xerox-Multifunktionsdrucker läuft ein eingebetteter Web-Browser. Dieser kommuniziert per HTTP mit dem Modul DocuWare CONNECT to Xerox, einer ASP.NET-Applikation, die innerhalb von Microsoft IIS (Internet Information Services) ausgeführt wird.

Um mit dem DocuWare-System zu kommunizieren, verwendet CONNECT to Xerox die DocuWare GAPI-Schnittstelle (General Application Programming Interface). Die gescannten Dokumente werden vom Xerox-Gerät per FTP (File Transfer Protocol) an einen FTP-Server übermittelt und dort in einem Verzeichnis abgelegt.

DocuWare greift über das Dateisystem auf dieses Verzeichnis des FTP-Servers zu, holt die Scan-Dateien dort ab und speichert die Dokumente über GAPI im DocuWare-Archiv. Die Indexdaten zu den gescannten Dokumenten werden von CONNECT to Xerox direkt an die GAPI-Schnittstelle übergeben.

Die preisgekrönten Kopierer, Drucker und Multifunktionsgeräte von Xerox enthalten flexible Schnittstellen, auf die vielfältige Softwarelösungen zugreifen können. Die Softwarefunktionalität kann je nach Produktmodell variieren. Ihr lokaler Vertriebspartner gibt Ihnen gern nähere Auskünfte zur Kompatibilität.

Multifunktionssysteme

Produktionsdrucker und -Kopierer

DocuWare 5.1b SP1 Installation
  • Mit allen DocuWare Server-Editionen einsetzbar: BUSINESS, PROFESSIONAL und ENTERPRISE
  • Das Zusatzmodul erfordert eine DocuWare Client-Lizenz