iXware Scanning Server for Converting Paper into Digital Workflows with Xerox Multifunction Printers

iXware Scanning Server

Unterstützt Ihre Geschäftsprozesse, indem Papierdokumente zum Teil des digitalen Arbeitsablaufs werden

iXware Scanning Server ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse zu entlasten und Papierdokumente zu einem Teil des digitalen Arbeitsablaufs werden zu lassen. iXware Scanning verwandelt Ihren Xerox Multifunktionsdrucker (MFD) zum Schlüssel für den digitalen Arbeitsablauf und macht ihn durch die volle Funktionalität der iXware Software erst wirklich multifunktional. Schaffen Sie eine noch ertragreichere Lösung durch die Kobination aus iXware Scanning mit iXware Fax.
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Hauptmerkmale

  • Einfach zu speichern
    Wählen Sie am MFD einfach die Dokumentenvorlage für den Scan aus dem iXware Client aus, beantworten Sie die Frage(n), die von Ihrem Unternehmen definiert wurden. iXware scannt das Dokument per OCR und speichert es digital als volltextdurchsuchbares PDF-Dokument in Ihrem Netzwerk oder direkt in einer Anwendung zur Archivierung oder Weiterverarbeitung.
  • Einfach aufzufinden
    Da iXware Ihre Dokumente im volltextdurchsuchbaren PDF- oder einem anderen Dokumentenformat abspeichert, können Sie den Acrobat Reader oder ein beliebiges Desktop-Suchprogramm nutzen, um die entsprechenden Daten zu finden. Suchen Sie nach Metadaten, wie z.B. den Antworten auf die vordefinierten Fragen beim Scannen, oder nach dem Inhalt. Der Name eines Lieferanten, eine Kundennummer, ein Adressfeld, ein Betrag...egal wonach Sie suchen, Sie finden sofort das richtige Dokument.
  • Einfach zu integrieren
    Nutzen Sie iXwares open standards philosophy, um das Programm in andere Business-Programme (ERP/CRM/DM) ohne einen Konnektor einzubinden. iXware Scanning verarbeitet Ihre Dokumente dorthin, wo Sie sie brauchen, und wie Sie sie brauchen.
  • Einfach zu nutzen
    Der Nutzer hat nur eine Schnittstelle am MFD für Scannen, Faxen und E-Mailen vom Gerät aus. Die E-Mail Applikation ist bei iXware Scanning oder Fax kostenlos inklusive. Es ist intuitiv. Es ist einfach!
  • Einfach zu konfigurieren
    Die iXware Scan-Vorlagen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Geschäftsprozesse einfach zu unterstützen. Vorlagen können einfach erstellt und verändert werden. Erstellen Sie einfach die Fragen, die der Nutzer beantworten soll. Antworten können manuell (alphanummerisch) eingefügt oder aus einer Datenbank am Xerox-Gerät ausgewählt werden.
  • Einfach zu erweitern
    iXware Scanning kann einfach mit anderen iXware Modulen erweitert werden, wobei “Eins plus Eins gleich mehr, als Zwei” gilt. Einge Beispiele:
    • Fax und E-Mail – Fax- und/oder Scan-Funktion in einer einzigen Lösung und EIP-Benutzerschnittstelle. Die modulare Struktur von iXware erlaubt es Ihnen, Module jetzt zu kombinieren und später hinzuzufügen. Die OCR-Funktionalität von iXware Scanning schafft einen Mehrwert für Ihr iXware Faxmodul, indem es Ihnen erlaubt, Faxe als volltextdurchsuchbare PDF-Dokumente zu speichern.
    • XML – das iXware XML-Modul erlaubt es, Ihre gescannten Dokumente in Business-Anwendungen, wie Dukumentenmanagement-Systemen, CRM oder ERP zu speichern, ebenso wie Faxe aus diesen Anwendungen zu erstellen. Nutzen Sie iXware, um Ihre bestehenden digitalen Dateien in Ihrem Netzwerk oder in Business-Anwendungen in volltextdurchsuchbare PDF-Dokumente zu konvertieren.
    • Prüfung / Failover/ Lastausgleich – setzen Sie iXwares Prüfoptionen in geschäftskritischen Umgebungen ein.
Unternehmen werden duch mehr und mehr Arten der Kommunikation durchzogen. Unternehmen brauchen eine klare Übersicht über all diese Arten der Kommunikation und müssen in der Lage sein, diese zu verwalten, um ihre Produktivität zu maximieren, die Ansprechbarkeit zu verbessern und Kosten zu senken.

Herausforderungen

  • Integration von Papierdokumenten in automatisierte Arbeitsprozesse und/oder vollständige Einbindung in ERP, CRM und DM-Systeme.
  • Compliance: Xerox und iXware schließen die „Lücken“ in der Protokollierung des Faxverkehrs und helfen den Unternehmen bei der Einhaltung von Sarbanes Oxley, HIPAA, Basel II, EU Direktiven, ISO Anforderungen, lokaler Rechtsprechung etc.
  • Archivierung: Papierarchive sind umständlich, kostspielig und ineffizient. Ein digitales Archiv ist unendlich praktischer, zuverlässiger, sicherer und kostengünstiger. iXware und Xerox digitalisieren Papierdokumente, die so zum Teil des digitalen Arbeitsflusses und Archivs werden.
  • Kosteneinsparungen: Unternehmen geben zwischen 5% und 15% des Firmeneinkommens für die Bearbeitung von Dokumenten aus.
  • Akten: Fehlerfreie und aktuelle Akten sind in allen Unternehmen wichtig. In manchen Branchen sind sie sogar entscheidend für die Existenz. Anwälte, Buchprüfer, Versicherungen und Makler sind nur einige Beispiele.
  • Effizienz: Durch die Integration von iXware an Xerox MFDs, E-Mail-, Archivierungs- und Business-Programmen, wie ERP und CRM, wird das Senden und Empfangen von Faxen Teil des Unternehmensprozesses.
  • Transparenz: Zentralisierung und Digitalisierung schafft einheitliche Prozesse sowie Transparenz.
  • CO2-Bilanz: manuelles Archivieren von Dokumenten in Papierform ist teuer und hat eine negative CO2-Bilanz: Bürofläche, Papier, Toner, Vervielfältigen von Dokumenten zum Verteilen etc.
  • Das Wiederfinden von Papierdokumenten ist zeitraubend und oft unmöglich.
iXware – Fax und Scan Partner des Jahres – ist eine Xerox-Lösung zum Digitalisieren von Dokumenten. Mit iXware scannen Sie intuitiv ins Archiv, zum Fax, nach E-Mail – direkt von jedem EIP-fähigen Xerox MFD.
  • Einfach zu integrieren
    Die iXware open standards Philosofie erlaubt es uns, uns schnell in viele Business-Anwendungen zu integrieren, einschließlich weniger gebräuchlicher. SOAP/XML, Webdienste und Flat File Transfers sind nur einige Beispiele für Standards, in die wir uns einbinden können. Standard-Konnektoren sind verfügbar für gängige Anwendungen, wie z.B. MS SharePointPortal, SAP, Docushare, MS Dynamics etc.
  • Einfach zu nutzen und zu speichern
    Nutzen Sie die Xerox EIP-Schnittstelle, um eine oder mehr Fragen zum Dokument zu beantworten, drücken Sie "Scan" und das iXware Scanmodul erkennt und speichert das Dokument als volltextdurchsuchbare PDF-Datei im Netzwerk, oder sendet es an eine Anwendung.
  • Einfach wiederfinden
    Finden Sie Ihr Dokument einfach über die Metadaten oder den Inhalt.
  • Einfach zu installieren
    Erstellen Sie für die Nutzer Vorlagen zum Auswählen oder geben Sie Metadaten über den Vorlagen-Assistenten ein.
  • Einfach zu kombinieren
    Fax und Scan Funktionalität in einer einzigen Lösung und einer EIP-Schnittstelle. Die modulare Struktur von iXware erlaubt es Ihnen, Module jetzt zu kombinieren und später hinzuzufügen. Die Prüfopton von iXware (mit Fail-over und Lastausgleich) sind für geschäftskritische Anwendungen verfügbar.

Was spricht für Xerox?

  • iXware Fax- und Scan-Lösungen binden sich natürlich in Xerox EIP-fähige Geräte ein
  • Stattet man das Xerox MFD mit Scanfunktion in Verbindung mit iXware Scan Server aus, erhöht sich nicht nur der Mehrwert des MFDs, auch die Arbeitsabläufe werden verbessert.
  • Mit Xerox und iXware können Sie die vorhandene IT-Infrastruktur vollständig einbinden und nutzen.