Nuance ScanFlowStore is a Document Archive Software that Creates Digital Archives from Xerox Multifunction Printers

Nuance ScanFlowStore

ScanFlowStore bietet Ihnen eine einfache und effiziente Möglichkeit des Aufbaus eines digitalen Archivs. Scannen und Archivieren der Dokumente direkt aus Ihrem Xerox Multifunktionssystem.
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Hauptmerkmale

  • Volltextdurchsuchbare PDF Dateien werden automatisch erstellt und sind einfach wiederzufinden.
  • Kein Benutzerinterface notwendig. Die Software ist unsichtbar für den Benutzer. Somit entfallen aufwendige Benutzerschulungen.
  • Scan-to-email: Volltextdurchsuchbare PDF Dateien direkt vom Xerox Multifunktionssystem als Email verschicken.
  • Email Benachrichtigungen können an verschiedene Empfänger geschickt werden wenn ScanFlowStore die Dateien an die entsprechenden Ablageordner übergeben hat
  • Scan-to-print. Sie drucken per ScanFlowStore direkt auf einen Remoteprinter.
  • Mehrere Ablageziele. Sie definieren in nur einem Scanprozess mehrere Ablageorte (Ordner, Remote Drucker, Email, Document Management Systems, etc.).
  • PDF-to-PDF Neue gescannte Dokumente an bestehende PDF Dateien anhängen.
  • Dynamische MetaDaten Übergibt das richtige Routing und die entsprechenden Dateinamen an die volltextdurchsuchbaren PDF Dateien.
  • Bates stamp. Die Echtheit eines Dokumentes sicher stellen.
  • Barcode Verarbeitung (optional). Routen Sie Dokumente mit Hilfe von Informationen in Barcodes auf den zu scannenden Dokumenten.
Unterlagen wie Rechnungen, Verträge, kundenspezifische Präferenzen, Briefe und Zeitpläne fallen in eine Kategorie, die das Verwalten erschweren. Wie können Sie sicher stellen, dass Dokumente richtig ein-/untergeordnet und schnell griffbereit sind, wenn man sie benötigt?

Herausforderungen

  • Vergeudete Zeit und Ressourcen wegen der ineffizienten Dokumentablagemethoden
  • Verlust von wichtigen Dokumenten. Papier das herum liegt wird weggeworfen oder geht verloren.
  • Sicherheit. Vertrauliche Dokumenten liegen in Papierform im Büro herum.
  • Verlorene Produktivität der Arbeiter, die Ihre Zeit damit vergeuden, die erforderlichen Dokumente in Aktenschränke zu suchen.
  • Vergeudete Zeit, Papier und Toner, zur Erstellung von Kopien von den wichtigen Dokumenten, um die Informationen mit Kollegen und/oder Kunden zu teilen.
  • Hohe Kosten durch Kuriere oder die Verteilung der Informationen per Fax.
ScanFlowstore ist ein einfach zu bedienen. Scannen und speichern Sie Ihre Papierdokumente direkt vom Xerox Multifunktionssystem aus.
  • Einfacher in Ihr Netz zu installieren als Wettberwerbsprodukte. Basiert komplett auf .Net Technologie.
  • Ablage von Dokumenten an mehreren Orten in einem Arbeitsgang. Viele Wettbewerbslösungen erfordern ein senden pro Ablageziel, … ein sehr zeitraubender Prozess
  • Stellt gültige Index-Informationen sicher, die direkt am Xerox Gerät eingegeben werden, bevor das Dokumente an ein ECM/ERP System übergeben wird. Viele Wettbewerbsprodukte erlauben fehlerhafte Index-Informationen.

Was spricht für Xerox?

  • ScanFlowStore ist ausschließlich für Xerox Systeme entwickelt.
  • Kompatibel mit den meisten Xerox Systemen - über 40 Xerox Pro WorkCentre Geräte (einschließlich Farbsysteme) und Document Centre Systeme können mit ScanFlowStore verwendet werden. Durchgängige Lösung wie sie beim Wettbewerb nicht zu finden ist.
  • Einfaches Lizenzmodell einfach zu beziehen. Ein Ansprechpartner für Software und Hardware.
Die preisgekrönten Kopierer, Drucker und Multifunktionsgeräte von Xerox enthalten flexible Schnittstellen, auf die vielfältige Softwarelösungen zugreifen können. Die Softwarefunktionalität kann je nach Produktmodell variieren. Ihr lokaler Vertriebspartner gibt Ihnen gern nähere Auskünfte zur Kompatibilität.

Multifunktionsgeräte / All-in-One-Drucker

Die vorliegenden Empfehlung basieren auf Tests mit Schwarzweißscans bei 300 dpi Auflösung. Beim Test-Workflow wurde OCR-Technologie zur automatischen Schrifterkennung eingesetzt. Die Dokumente wurden in einem Windows-Ordner gespeichert, der sich auf demselben Server befand, auf dem die ScanFlowStore-Anwendung geladen wurde.

Klein (ca. 1.000 Scanseiten pro Tag)*
  • Intel Pentium Dual-Core-Prozessor mit 2,5 GHz
  • 2 GB RAM
  • 800 MB freier Festplattenspeicher
  • Nicht-dedizierter Server – neben der Anwendung ScanFlowStore können gleichzeitig andere Anwendungen betrieben werden:
Mittel bis groß (bis zu 10.000 Scanseiten pro Tag)*
  • Intel Xeon-Prozessor mit 2,66 GHz
  • 2 GB RAM
  • 800 MB freier Festplattenspeicher
  • Dedizierter Server – es werden keine anderen Anwendungen gleichzeitig neben der Anwendung ScanFlowStore betrieben:
  • Windows Server 2008
Enterprise (bis zu 20.000 Scanseiten pro Tag)*
20.000 Scanseiten sind die maximale Anzahl, die ein Server pro Tag verarbeiten kann. Wenn mehr als 20.000 Seiten pro Tag gescannt werden sollen, muss die Last auf mehrere Server verteilt werden.
  • Intel Xeon-Prozessor mit 3,4 GHz
  • 4 GB RAM
  • 800 MB freier Festplattenspeicher
  • Dedizierter Server – es können keine anderen Anwendungen gleichzeitig neben der Anwendung ScanFlowStore betrieben werden:
  • Windows Server 2008
* Hinweis: Durch zusätzliche Verarbeitungsfunktionen wie Barcodeerkennung, Entzerren, Säubern, Entfernen von Leerseiten und automatisches Drehen verlängert sich die Verarbeitungsdauer um 20 bis 35 Prozent.

Maximale Anzahl Multifunktionssysteme pro ScanFlowStore-Server

Die Anzahl der von einem Server verwalteten Multifunktionssysteme spielt keine Rolle. Entscheidend ist die Zahl der Scanseiten, die pro Tag an einen Server übermittelt werden. Es macht also keinen Unterschied, ob beispielsweise 20 Multifunktionssysteme je 1.000 Seiten pro Tag oder 1.000 Multifunktionssysteme je 20 Seiten pro Tag übermitteln.