OpenText Fax Server Integrates Faxing into Workflows with Xerox Multifunction Printers

OpenText Fax Products

Zuverlässiger Dokumentenversand mit

RightFax ist die marktführende Lösung in den Bereichen Netzwerk-Faxserver und elektronischer Dokumentenversand. Mit RightFax kann die Verarbeitung von Faxnachrichten, Papierdokumenten, elektronischen Dokumenten und Daten von Anfang bis Ende integriert und automatisiert werden. Ihr Unternehmen profitiert von höheren Umsätzen, geringeren Kosten und der problemlosen Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Hauptmerkmale

  • Intelligente Lösung für den Faxversand: Dokumente können direkt über einen Xerox-Multifunktionsdrucker oder aus Desktop- und anderen Unternehmensanwendungen heraus versandt werden.
  • Intelligente Lösung für den Empfang, die Weiterleitung und Verwaltung eingehender Faxe: RightFax erleichtert die Dokumentenverwaltung in Unternehmen: Eingehende Dokumente werden automatisch zum entsprechenden Arbeitsplatz oder zu Xerox-Multifunktionsgeräten weitergeleitet.
  • Automatische Nutzung der günstigsten Verbindung (Least Cost Routing) und IP- Faxversand: Über weitere RightFax-Server können Faxe an unternehmenseigene LANs (Local Area Networks), WANs (Wide Area Networks), an das Intranet oder an das Internet versandt werden.
  • Least Cost Routing innerhalb des Unternehmens: Faxe, die für Mitarbeiter im Unternehmen bestimmt sind, können über das RightFax-Servernetzwerk versandt werden, sodass nicht auf das öffentliche Telefonnetz zurückgegriffen werden muss.
  • Integrierte E-Mail-Module: RightFax unterstützt Webmail-Systeme, die das SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) einsetzen. Zusatzmodule für Microsoft Exchange und IBM Lotus Notes sind optional erhältlich.
  • Automatische Faxverteilung: Richten Sie Empfängergruppen ein, um ein Fax automatisch an eine definierte Gruppe zu versenden. Damit ist eine schnelle und effiziente Verteilung möglich.
  • Einfache Bereitstellung und zentralisierte Verwaltung: Dank des benutzerfreundlichen MFP-Modul-Assistenten und zentralisierter Tools für Administratoren ist die Einrichtung, Konfiguration und Verwaltung von Faxdiensten auf lokaler und globaler Ebene problemlos möglich.
  • Offenes Datenbankdesign: Optimale Unterstützung der Express Edition von Microsoft SQL Server 2005. Außerdem unterstützt RightFax die Standard bzw. Enterprise Edition von SQL Server 2000/2005.
  • Flexible und skalierbare Plattform: Unternehmen können mühelos weitere Faxkanäle einrichten, mit der Load-Balancing- Funktion die Systemleistung maximieren, ihre Faxserver auf den neuesten technischen Stand bringen, zusätzliche Module integrieren... und vieles mehr.
Unternehmen suchen nach Lösungen und Ansätzen, mit denen sie ihre technische Ausrüstung konsolidieren können. Ziel ist die Reduzierung der Gesamtbetriebskosten und die Einsparung von Zeit, Ressourcen und Bürofläche. Außerdem stellt die anhaltende Flut von Vorschriften bezüglich des Umgangs mit Dokumenten, Daten und Kommunikation für viele Unternehmen eine zunehmende Belastung dar.

Herausforderungen

  • Unnütze Ausgaben für den Dokumentenversand: Papier- und Druckkosten sowie Postgebühren treiben die Ausgaben für den Dokumentenversand in die Höhe.
  • Zu viele Einzelgeräte: Faxgeräte, Drucker, Kopierer und Scanner kosten viel Geld, wenn sie einzeln angeschafft werden. Dazu kommen sehr viele Telefonanschlüsse und extrem hohe Gebühren für Ferngespräche.
  • Sicherheitsbedenken und Risiken bezüglich der Einhaltung von Vorschriften: Herkömmliche Verfahren sind fehleranfällig und langsam. Außerdem erfüllen sie nicht alle gesetzlichen Anforderungen, die zum Beispiel an die Datenerfassung und -verfolgung gestellt werden.
  • Zuverlässigkeit: "Ich habe Ihnen das Fax geschickt"... "Ich habe aber keines von Ihnen bekommen" … Beim herkömmlichen Faxversand haben Sie im Falle eines Dokumentenverlusts keinerlei Beweis dafür, dass Sie das Dokument ordnungsgemäß abgeschickt haben.
  • Konsolidierung der IT-Investitionen: Multifunktionsdrucker von Xerox und RightFax bieten statt des Funktionsumfangs herkömmlicher Faxgeräte eine Komplettlösung für den Dokumentenversand.
  • Verlust wertvoller Arbeitszeit: Viele Unternehmen setzen veraltete Systeme ein, deren Betrieb und Instandhaltung viel zu aufwändig ist.
  • Ausgaben für das IT-Helpdesk: Einzelgeräte, die nicht in das Netzwerk und die genutzte Software integriert sind, beanspruchen die Aufmerksamkeit interner und externer Mitarbeiter.
  • Probleme beim Wiederfinden von Dokumenten und Daten: Viele Unternehmen verfügen nicht über leistungsstarke Suchsysteme, die einen schnellen Zugriff auf gesendete oder empfangene Dokumente ermöglichen.
RightFax kann in die Xerox-Multifunktionsdrucker WorkCentre Pro und Document Centre integriert werden, um alle Faxaktivitäten im Netzwerk zu bündeln. Benutzer können bequem Faxe über die Geräte versenden, die sie täglich zum Drucken, Scannen und Kopieren nutzen. Unternehmen haben einen besseren Überblick über den Dokumentenversand und damit verbundene sicherheitsrelevante Aspekte.
  • Kostenreduzierung: Ersparen Sie sich den finanziellen und zeitlichen Aufwand, der mit separaten Faxgeräten, Modems, Verbrauchsmaterial, gesonderten Telefonanschlüssen und dazugehörigen Verträgen verbunden ist.
  • Maximierung des ROI: Durch die Kombination der Systeme von Open Text und Xerox können Sie den ROI (Return on Investment) maximieren.
  • Höhere Produktivität und Effizienz: Ihre Mitarbeiter drucken, scannen, kopieren und faxen mit einem einzigen Gerät: Das spart Zeit und optimiert die Dokumentenverarbeitung.
  • Zentralisierte Steuerung der Faxfunktionen im Netzwerk: Wickeln Sie die komplette Faxkommunikation über das Netzwerk ab, und verwalten Sie damit den Versand elektronischer und nicht elektronischer Dokumente von einer zentralen Stelle aus.
  • Vereinfachte Administration: Mit den benutzerfreundlichen RightFax-Tools für Administratoren können Sie Routineaufgaben automatisieren, Probleme einfach beheben und Faxaktivitäten effektiv überwachen und protokollieren.
  • Mehr Sicherheit: Versenden Sie vertrauliche Dokumente über sichere Kanäle, damit diese wirklich nur von den berechtigten Empfängern erhalten werden.
  • Mühelose Integration: Mit dem MFP- Modul von RightFax ist die Integration von Xerox-Multifunktionsdruckern kinderleicht.
  • Erweiterbare Kapazität und Funktionalität: Ausgehend von einem einzigen Fax- Server können Sie Ihr System nach Bedarf erweitern. Die Integration von E-Mail-, CRM-, ERP- und Workflow-Programmen, von Lösungen für das Dokumentenmanagement sowie von anderen Unternehmensanwendungen ist problemlos über Erweiterungen möglich.
  • Einhaltung von Vorschriften: Die Daten empfangener und gesendeter Faxe können nachvollzogen und kontrolliert werden. Auch später noch lassen sich die Faxaktivitäten ohne Aufwand überprüfen.

Warum Sie sich für Xerox entscheiden sollten

  • Zertifizierte Integration: Xerox und Open Text arbeiten intensiv und fortlaufend an der gegenseitigen Integrationsfähigkeit ihrer Systeme. Daher können Sie sicher sein, dass diese Investitionen technisch wirklich sinnvoll sind.
  • Support: Xerox unterstützt die Netzwerkintegration von Multifunktionsdruckern mit einem kompetenten Support-Team. Seit 1996 bietet Xerox seinen Kunden bewährte und zuverlässige Lösungen zur Integration mit RightFax-Systemen.
Die preisgekrönten Kopierer, Drucker und Multifunktionsgeräte von Xerox enthalten flexible Schnittstellen, auf die vielfältige Softwarelösungen zugreifen können. Die Softwarefunktionalität kann je nach Produktmodell variieren. Ihr lokaler Vertriebspartner gibt Ihnen gern nähere Auskünfte zur Kompatibilität.

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