Xerox ConnectKey for SharePoint Simplifies SharePoint Scanning with Xerox Multifunction Printers

Xerox® ConnectKey® for SharePoint®

Selbst im digitalen Zeitalter haben viele Unternehmen immer noch mit der sinnvollen Verwaltung der unzähligen Papierdokumente zu kämpfen, die jeden Tag erstellt werden und per Post oder Fax eintreffen. In vielen Büros werden komplizierte, mehrstufige Verfahren zur Erfassung dieser Dokumente angewandt, um sie anschließend in Dokumentenarchiven wie SharePoint oder Windows-Ordnern archivieren zu können. Ein Grund für diese Vorgehensweise ist möglicherweise, dass man in vielen Unternehmen immer noch glaubt, die Automatisierung von Dokumenten-Workflows sei zu kostspielig, komplex und zeitraubend. Xerox ConnectKey for SharePoint schafft völlig neue Möglichkeiten durch sein außerordentlich produktives Workflow-Konzept, das sich einfach einrichten und einfach anwenden lässt. Natürlich ohne Ihr Budget zu sprengen.

Xerox ConnectKey for SharePoint ist eine Lösung für verbesserte Workflows, die das Scannen, Erfassen und Archivieren Ihrer Papierdokumente vereinfacht und optimiert. Mit Ihrem Xerox MFD können Sie Dokumente direkt in den gewünschten Ablagebereich weiterleiten, so wie Sie dies von Ihrem PC aus erledigen würden. Vor dem Scannen können Sie den Ordner auswählen, das Dokument benennen und ihm Indexdaten zuweisen - all das direkt an Ihrem MFD. Mit der flexiblen Erfassung und Weiterleitung an SharePoint UND an Windows-Ordner bietet ConnectKey die optimale Lösung für jedes Büro, in dem Papierdokumente archiviert, und gemeinsam genutzt werden.

Hauptmerkmale

Einfach: Einfache Installation, Nutzung und Wartung
  • Mit der einfachen konfiguratorbasierten Installation ist das System im Handumdrehen betriebsbereit.
  • Mit der Installationsroutine können Sie sich Ihre SharePoint- und Windows-Ordner mit einem Mausklick anzeigen lassen und sie zur Benutzeroberfläche Ihres Xerox MFD hinzufügen.
  • Eine vollständige Integration mit Ihrer SharePoint-Umgebung, damit das Anwendererfahrung am MFD dem am PC entspricht.
  • Deutlich geringerer Aufwand bei den Workflows für die Erfassung und Weiterleitung von Dokumenten durch dynamische Ordnersuche, sodass Ihre Dokumente benannt, indiziert und direkt vom MFD an den gewünschten Speicherort gesendet werden können.
  • Unterstützt den intuitiven Workflow „Scan to Home“, mit dem Büromitarbeiter gescannte Dokumente an ihre „Home“-Verzeichnisse schicken können.
  • Ideal für kleine und mittelständische Unternehmen.
Smart: automatische Workflow-Updates
  • Erstellen Sie beim Scannen vollständig durchsuchbare PDF-Dokumente, damit unternehmenskritische Informationen schnell gefunden werden - für Kundenanfragen, Compliance-Audits und weitere Gelegenheiten, bei denen der schnelle und präzise Zugriff auf Informationen zählt.
  • Digitalisieren Sie Ihre alten Microsoft Word- und Excel-Dateien ganz präzise, um Zeit zu sparen und den gemeinsamen Dokumentenzugriff für Ihre Mitarbeiter zu verbessern.
  • „Ready-Now“-Workflows gewährleisten, dass Ihr MFD immer auf dem neuesten Stand ist. Werden Veränderungen an den SharePoint- oder Windows-Dokumentenarchiven auf Ihrem Server vorgenommen, dann werden diese Änderungen automatisch am MFD übernommen.
Flexibel: Verbindung zu SharePoint- und Windows-Ordnern
  • Maximieren Sie Ihre Investitionen in Hardware und SharePoint, indem Sie Ihren Xerox MFD als Direktleitung zu Ihren bevorzugten Dokumentenarchiven nutzen.
  • Keine Einschränkungen bei der Anzahl der möglichen Scanziele für Ihren MFD.
  • Kompatibel mit SharePoint 2007 und Nachfolge-Plattformen.
  • Erstellen Sie Dateien in den Formaten PDF, PDF/A, durchsuchbare PDF, JPEG, Tiff, MS Word und Excel.

Testberichte und Auszeichnungen

VeröffentlichungZitat/AuszeichnungDatum


Buyer's Lab (BLI)


BLI named Xerox's line of document imaging solutions, including ConnectKey for SharePoint, their Winter 2015 Pick for 2015 Document Imaging Solutions Line of the Year. "For the second year in a row, the broad range of solutions Xerox makes available to its customers helped propel it to the front of the pack among imaging OEMs according to our judging criteria."
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Winter 2015
Zu den häufigsten Herausforderungen einer papierintensiven Umgebung gehören hohe Kosten, Fehler, Schwierigkeiten bei der Sicherstellung der Compliance und bei der Wiederherstellung älterer Dokumente.

Herausforderungen

  • Aktuelle Branchendaten zeigen, dass unsere Büros - trotz der unzähligen neuen Möglichkeiten zur Erstellung digitaler Inhalte - größere Papierberge als je zuvor unterbringen müssen, und dass viele Büros mit der Verwaltung und Organisation dieser Papiere zu kämpfen haben.
  • Die meisten Büros verfügen über keine direkte Verbindung von ihren MFDs zum gewünschten Dokumentenablagebereich. In der Folge müssen mehrstufige Prozesse umgesetzt werden, die Fehlerquellen bergen, viel Zeit verschlingen und kostenintensiv sind.
  • Gescannte Dokumente sind normalerweise als nicht durchsuchbare PDFs abgespeichert, die es fast unmöglich machen, unternehmenskritische Informationen bei Bedarf umgehend aufzufinden.
  • Immer mehr Branchen sind mit der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben konfrontiert. Dafür ist der einfache Zugriff auf Schlüsselinformationen unerlässlich, aber mit Papierdokumenten oder unstrukturierten digitalen Dokumenten ist dies beinahe unmöglich.
  • Die notwendige Wiederverwendung älterer Papierdokumente bedeutet für gewöhnlich, dass das gesamte Dokument am Rechner erneut erstellt werden muss, was zeitaufwendig und kostenintensiv ist.
Werden Sie produktiver
  • Straffen Sie die Organisation und sparen Sie Zeit mit smarten und intuitiven Workflows.
  • Eliminiert zusätzliche Schritte, die z. B. bei Scan-to-Mail erforderlich sind. Senden Sie Scans vom Ihrem Xerox MFD direkt an den gewünschten Speicherort.
  • Reduzieren Sie Fehlerquellen und verbessern Sie die Compliance.
  • Erstellen Sie ältere Dokumente mit einem einzigen Tastendruck.
Reduzieren Sie Kosten
  • Zeit ist Geld - Mit präzisen und einfachen Workflows wird die Arbeit in Ihrem Unternehmen schneller erledigt, Fehlerquellen werden eliminiert.
  • Senken Sie Versand- und Faxkosten, indem Dokumente direkt an zentrale Datenablagebereiche gesendet werden.
  • Verringern Sie die benötigte Aufbewahrungsfläche, indem Sie Ihre Papierdokumente einfach archivieren.
  • Kostengünstig - Lizenzierung pro MFD und nicht pro Benutzer.
Sorgen Sie für Sicherheit
  • ConnectKey basiert auf sicherer Scantechnologie mit Verschlüsselung und sicherer Übertragung, die risikoreiche Datenverluste verhindern.
  • Mit Microsoft Active Directory und Anmeldesystemen für MFD integrierbar, damit gewährleistet wird, dass Anwender nur auf die für ihre Tätigkeit benötigten Workflows zugreifen können.
Fördern Sie Umweltschutz- und Nachhaltigkeitsprogramme
  • Intelligente Workflows für Erfassung und Weiterleitung helfen bei der Einsparung teurer Papierdokumente.
  • Reduziert die Anzahl benötigter Kopien und spart damit Energie, Papier und Toner.
  • Verbessert die CO2-Bilanz, da Sie weniger Dokumente postalisch an andere Geschäftsstandorte, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner versenden müssen.

Was spricht für Xerox?

Im Gegensatz zu vielen Wettbewerbsprodukten mit denen Scans an mehrere Dokumentenarchive weitergeleitet werden können, wurde ConnectKey for SharePoint speziell für SharePoint-Anwender entwickelt.
  • Die Anwendung am MFD wurde als direktes Abbild der SharePoint-Bibliotheken gestaltet, die der Anwender bereits von seinem PC kennt. Das macht die Nutzung von ConnectKey intuitiv und leicht verständlich.
  • Die Anwendererfahrung für SharePoint am MFD wird durch die dynamische Ordnersuche noch verbessert: Sie ermöglicht es dem Nutzer, in einem simplen Schritt Scans am gewünschten Speicherort abzulegen.
  • Wenn Sie SharePoint als gemeinschaftlich genutztes Tool einsetzen möchten, müssen Sie es nicht bei der einfachen Erstellung von PDFs belassen. ConnectKey bietet Ihnen die Chance, alte Microsoft Word- und Excel-Dokumente mit nur einem Tastendruck digital wiederherzustellen.
  • Wenn Sie für Ihre Anwender 'Scan to Home'-Scanziele eingerichtet haben, können Sie mit ConnectKey auch problemlos Workflows für diese Speicherorte einrichten - das mehrstufige Verfahren zur Erstellung von Scan-Templates fällt ganz einfach weg.
Hardwareanforderungen
  • A Windows operating system computer
  • At least 2 GHz Processor is recommended
  • Minimum 2 GB of RAM (4 GB or greater recommended)
  • Minimum of 10 GB of (free and available) hard disk space
  • Network Interface Card
Softwareanforderungen
  • Windows 8 (all versions)
  • Windows 2012 (all versions)
  • Windows 2008 Standard/Enterprise (32 bit only) – with the latest service pack
  • Windows 2008 Standard/Enterprise R2 SP1 (64 bit)
  • Windows 7 (32 bit)
  • Windows 7 (64 bit)
  • Windows 7 Professional (32 bit / 64 bit) SP1
  • Windows 2003 (32 bit only) Standard\Enterprise – with the latest service pack
  • Windows 2003 R2 (64 bit) Standard\Enterprise – with the latest service pack
Supported SharePoint Environments
  • 2007 - Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) and Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
  • 2010 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
  • 2013 - Microsoft SharePoint Foundation and Microsoft SharePoint Server
ConnectKey for SharePoint supports single server SharePoint® environments with an on-premise install. Hosted SharePoint or SharePoint deployments with more than one server (e.g., a server farm) are not supported by Xerox ConnectKey for SharePoint.