Xerox SMARTsend

Xerox SMARTsend bildet eine vollständige Lösung zum Erfassen, Umwandeln und Versenden von Dokumenten, die die Informationsverwaltung vereinfacht, indem den Benutzern der schnelle, problemlose und sichere Austausch von papiergebundenen Informationen ermöglicht wird.

Hauptmerkmale

  • Versand von Dokumenten an verschiedene Ziele in einem Scan-Durchgang:
    • E-Mail-Adressen
    • Microsoft-Netzwerkordner
    • Novell Netware-Netzwerkordner (Version 5.x, 6.x)
    • FTP-Ordner
    • Microsoft Exchange 2000 Webordner
    • Web-URL
    • Drucker
    • Dokumentarchive:
      • DocuShare 2.2, 3.x, 4.x, 5.x
      • Domino (Version 5.x oder 6.0)
      • Domino.Doc (Version 3.1)
      • Microsoft SharePoint 2001, 2003, 2007
  • Speichert gescannte Dokumente in Standard-Dateiformaten wie TIFF, PDF und JPEG.
  • Je nach Ziel sind unterschiedliche Dateiformate der gescannten Dokumente möglich. So kann das Dokument mit SMARTsend Pro in einem Scan-Durchgang als durchsuchbare PDF-Datei an einen Ablagebereich und als Microsoft Word-Datei an eine E-Mail-Adresse versendet werden.
  • Direkter Zugriff auf die E-Mail-Adressen im firmeneigenen Adressbuch
  • Fügen Sie Ihren gescannten Dokumenten Indexdaten (Metadaten) hinzu. Dies erleichtert die Suche und das Wiederauffinden in Ihrem Ablagesystem.
  • Gescannte Dateien im Ablagebereich speichern oder Dateien aus einem Ablagebereich drucken (SMARTsend Pro-Version) – direkt von der Bedienungsoberfläche eines EIP-fähigen Multifunktionsgeräts. Ablagebereiche können z. B. Xerox DocuShare™-, Microsoft SharePoint- und Windows-Ordner sein
  • PaperWare-Deckblätter (SMARTsend Pro Version) ermöglichen eine flexible Auswahl der Scanziele am Eingabesystem.
  • Verschiedene Methoden zur Scan-Bestätigung (gedruckt oder per E-Mail).
  • Basiert auf Microsoft.Net-Architektur für eine nahtlose Integration in Ihr bestehendes Netzwerk.
  • IT-freundlich. Einfache Installation und Wartung durch Systemadministratoren. Verwendet die Informationen in Netzwerk-Benutzerprofilen für Sicherheitsfunktionen und zur Erleichterung des Zugriffs. Das Einrichten einzelner Benutzer ist nicht notwendig.
  • Leicht zu bedienen. Workflow-Assistenten führen die Benutzer Schritt für Schritt und leicht verständlich durch die Workflow-Erstellung.
Aktenschränke voller Papierdokumente nehmen wertvollen Büroraum in Anspruch. Überdies kann sich der Zugriff auf diese Dokumente sehr schwierig gestalten. Sollte eine digitale Dokumentenarchivierung als Lösung in Frage kommen, muss diese einfach zu handhaben und kostengünstig in Implementierung und Wartung sein.

Herausforderungen

  • Erfüllen Sie die regulatorischen Anforderungen bezüglich Informationen auf Papierbasis
  • Fügen Sie papierbasierte Informationen in Ihr bestehendes elektronisches Content Management System ein
  • Verringern Sie hohe Kostenfür den traditionellen Fax- und Expressversand
  • Verringern Sie hohe Kosten für Lagerung und Archivierung von Papierdokumenten
  • Die Suche nach Dokumenten kann frustrierend, zeitaufwendig und ungenau sein
  • Ineffiziente Abläufe und Zusammenarbeit aufgrund schleppender Verteilung papiergebundener und digitaler Informationen in allen Unternehmensbereichen
Mit der Xerox SMARTsend Software wird die gemeinsame Nutzung von Dokumenten zum Kinderspiel und es sind so mehr Informationen für mehr Mitarbeiter zugänglich. Optimieren Sie Ihre Netzwerkinvestitionen und machen Sie Ihre Geschäftsprozesse bereit für die Zukunft – mit der SMARTsend Software von Xerox.
  • Sparen Sie Zeit, indem Sie viele verschiedene Ziele und Dateiformate in einem einzigen Workflow definieren
  • Sparen Sie Versandkosten, indem Sie Dokumente elektronisch und nicht per Post versenden
  • Schaffen Sie Speicherplatz, indem Sie Papierdokumente aus Ihren Aktenschränken in ein elektronisches Format umwandeln
  • Schnelleres Suchen und Wiederauffinden von Dokumenten, indem Sie diesen beim Scannen Indexdaten (Metadaten) hinzufügen
  • Effizientere Abläufe und wirksamere Zusammenarbeit, weil papiergebundene und elektronische Dokumente schnell abgerufen bzw. an einen zentralen Datenablagebereich, auf den alle Nutzer Zugriff haben, von allen EIP-fähigen Multifunktionsgeräten gesendet werden können

Was spricht für Xerox?

  • Versand der Dokumente an mehrere Ziele in unterschiedlichen Formaten, alles innerhalb desselben Workflows. Bei vielen Wettbewerbslösungen müssen Sie den Versandvorgang für jedes Ziel oder Format wiederholen - das ist sehr zeitaufwändig.
  • Einfach zu installieren und zu warten, ohne dass eine zusätzliche Software auf den Arbeitsplatz des Benutzers installiert werden muss, wie bei einigen Mitbewerbern.
  • Mit den meisten Geräten kompatibel: Mehr als 40 Xerox WorkCentre Pro- und Document Centre-Geräte können mit SMARTsend genutzt werden. Die Kompatibilität von Konkurrenzprodukten innerhalb ihrer eigenen Produktpalette ist bedeutend eingeschränkter.
  • Flexible Workflow-Publikationsoptionen (Geräte-Workflows mit Profilen und/oder PaperWare), mit denen unsere Mitbewerber nicht mithalten können.
  • Einfachere und schnellere Entwicklung von Benutzeroberflächen, da die Xerox Extensible Interface Platform auf Webstandards basiert
  • Die Scan-to-Home Funktion, die bei den meisten Konkurrenzprodukten fehlt, vereinfacht den Scanprozess für lokale Benutzer, da die gescannten Dokumente automatisch an eine zuvor festgelegte Zieladresse gesendet werden.
  • Exklusiver Xerox TrueMatch-Workflow zur Suche und zum Wiederauffinden von Dokumenten, die einem, eingescannten Dokument entsprechen oder ähnliche Informationen enthalten.
  • Vereinfachter Kaufprozess gegenüber unseren Mitbewerbern, da Ihr Xerox-Vertriebspartner sowohl Ihre Hardware- als auch Ihre Software-Anforderungen erfüllen kann
  • Schnellere Problemlösung durch eine einzige Anlaufstelle für Hardware- und/oder Software-Support – im Gegensatz zu unseren Mitbewerbern, die unterschiedliche Anlaufstellen für den Hardware- und den Software-Support bieten

Die preisgekrönten Kopierer, Drucker und Multifunktionsgeräte von Xerox enthalten flexible Schnittstellen, auf die vielfältige Softwarelösungen zugreifen können. Die Softwarefunktionalität kann je nach Produktmodell variieren. Ihr lokaler Vertriebspartner gibt Ihnen gern nähere Auskünfte zur Kompatibilität.

Multifunktionsgeräte / All-in-One-Drucker

Kopierer

  • Zur optimalen Leistungsentfaltung wird empfohlen, die SMARTsend Software auf einem speziellen Server/Computer zu installieren. Die Mindestanforderungen lauten:
    • CPU: 1,0 GHz oder mehr
    • Festplatte: mindestens 750 MB freier Festplattenspeicher
    • RAM: 512 MB oder mehr SMARTsend kann auch auf einem gemeinsamen Druck- bzw. Fileserver installiert werden, der die oben angeführten Mindestanforderungen erfüllt.
    • Betriebssysteme
      • Windows 2000 Server oder Advanced Server mit IIS ab Version 5.0
      • Windows 2003 Server mit ASP.NET und IIS
      • Windows XP Professional Workstation SP2 Plattform
        SMARTsend kann unter den oben angeführten Betriebssystemen auch in Verbindung mit VM Ware oder Microsoft Virtual PC/Virtual Server installiert werden.
  • Client-Anforderungen
    Die Client-Schnittstelle von SMARTsend ist browserbasiert und kann mit folgenden Webbrowsern genutzt werden:
    • Windows-Clients: Microsoft Internet Explorer ab Version 5.5
    • Windows/Macintosh-Clients: Netscape Navigator ab Version 7.2
    • Mac OS X ab Version 10.2: Mozilla ab Version 1.7, Mozilla Firefox ab Version 1.0.6
    • Linux/UNIX-Clients: Mozilla ab Version 1.7, Mozilla Firefox ab Version 1.0.6