Arbet Aménagement führt DocuShare ein und verändert seine Arbeitsweise radikal
Wie reagiert ein Unternehmen, wenn es über seine etablierten Abläufe hinauswächst? Stellt es mehr Personal ein, um den Papierberg zu bewältigen? Oder findet es eine andere Lösung, um effizienter zu arbeiten?
Xerox hilft Unternehmen schon seit Jahrzehnten, intelligenter zu arbeiten. Dazu gehörte kürzlich die Firma Arbet Aménagement, die eine ideale Geschäftslösung fand – und zwar Xerox® DocuShare®.
Der Kunde
Arbet Aménagement schafft ideale Arbeitsplätze. Seit mehr als 35 Jahren sorgen die Experten von Arbet Aménagement dafür, dass Unternehmen in einer gut durchdachten und konzipierten Arbeitsumgebung optimal arbeiten können. Das Unternehmen ist hauptsächlich in den französischen Départements Savoie, Haute-Savoie, Isère und Rhône tätig und seit der Übernahme durch Anthony Orsonneau im Jahr 2008 stark gewachsen.
Die Herausforderung
Das Wachstum von Arbet brachte mehr Einnahmen, aber auch mehr Verwaltungsaufwand. Orsonneau sagte der ACB Group (einem Partner von Xerox), dass sein Team weniger Zeit mit der Suche und Verwaltung von Papierrechnungen verbringen müsse. Wie Orsonneau erklärt, musste Arbet seine bestehenden Prozesse digitalisieren. „In unserer Unternehmensbranche dauert es oft fünf oder sogar zehn Jahre, bis unsere Kunden uns erneut brauchen. Wie oft muss man schon sein Büro modernisieren?“
Die Lösung
Xerox® DocuShare®. Die ACB Group erkannte DocuShare® sofort als ideale Plattform, um Informationen zu zentralisieren und das schnelle Suchen und Abrufen von Dokumenten zu unterstützen. Angesichts der langjährigen Zusammenarbeit zwischen Arbet und der ACB Group fiel die Entscheidung leicht. Ein anderer Partner, e-Cervo, arbeitete mit Arbet zusammen, um die Anforderungen und Bedürfnisse der Beschäftigten genau zu verstehen, und machte dann Vorschläge, wie die Lösung am besten entwickelt werden kann. E-Cervo sorgte dafür, dass DocuShare® von allen Mitarbeitern angenommen wurde, um sofort Wirkung zu zeigen.
Das Unternehmen steigerte die Effizienz um unglaubliche 90 %. Die Beschäftigten finden ihre Dokumente jetzt viel schneller und können mühelos elektronische Rechnungen ausstellen.
„Wir waren überrascht, wie einfach die Nutzung war. Mein Team und ich hatten vorher noch nie eine Content-Management-Lösung benutzt, aber jeder von uns konnte sie extrem schnell zum eigenen Vorteil nutzen. Dokumente lassen sich damit in Sekundenschnelle digitalisieren und wiederfinden, was für uns eine enorme Zeitersparnis bedeutet. Mit der erweiterten Suche können wir die Suchbegriffe eingrenzen, sodass wir die genaue Datei im Nu finden. Das Kundenteam arbeitet intensiv mit DocuShare® und nutzt einige der Automatisierungsfunktionen, die wir mit e-Cervo weiter erkunden möchten.“
DocuShare®
Xerox® DocuShare® ist eine Enterprise-Content-Management-Plattform, mit der sich verschiedenste papierbasierte und digitale Inhalte verwalten und Geschäftsabläufe automatisieren lassen.
Enterprise Content Management – Einblicke
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