Fallstudie: Kürzere Antwortzeiten dank optimierter Mail-Workflows
Die Herausforderung
Diese Versicherungsgesellschaft erhält täglich Tausende von Dokumenten von Geschäfts- und Privatkunden: Formulare, Briefe, Schecks, Fotografien und sogar Videos. Vor knapp zehn Jahren war die Gesellschaft noch nicht in der Lage, mit der gewünschten Schnelligkeit zu antworten. Die Postbearbeitung erfolgte rein manuell – das war nicht nur langsam, sondern angesichts der Mitarbeiterzahlen, die zur Bewältigung der Mengen erforderlich waren, auch kostspielig. Die lange Antwortzeit des Versicherers wirkte sich negativ auf die Kundenzufriedenheit und die Kundenbindung aus, was wiederum seine Wettbewerbschancen auf dem Versicherungsmarkt stark beeinträchtigte.
Die Lösung
Der Versicherer beschloss, eine digitale Poststellendienst- und Dokumentenmanagementlösung von Xerox zu implementieren. Er war beeindruckt von der Technologie und der Geschwindigkeit, mit der Xerox die Lösung und den Dienst bereitstellen konnte. Auch die Erfahrungen mit anderen Finanzdienstorganisationen beeindruckte. Der Versicherer führte auch eine unabhängige Untersuchung der gesamten Xerox-Lieferkette durch, um sicherzustellen, dass sie seinen ethischen Standards entspricht.
Die Ergebnisse
Der Versicherer stellte seine weitgehend manuellen, papierbasierten Prozesse ohne Störungen des Geschäftsbetriebs auf hoch automatisierte, digitalisierte Verfahren um. Xerox indiziert alle eingehenden Sendungen und fügt sie dem Dokumentenmanagementsystem hinzu, das in das Schadensmanagement, den Kundendienst und die Back-Office-Systeme der Gesellschaft integriert ist, um die Workflows zu automatisieren und zu optimieren.
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