Xerox® DocuShare® Flex: Datenmanagement in der Cloud

Bereiten Sie Ihren Arbeitsplatz auf die Zukunft vor und optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe durch einfache Erfassung, Verwaltung und Freigabe von Dokumenten.

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Merkmale und Funktionen:

Erfassung

Erfassung

Mit DocuShare Flex wird die Erfassung von Dokumenten zum Kinderspiel. Scannen, klassifizieren und überprüfen Sie Bestellungen, Rechnungen, Verträge usw. mit einem mobilen Gerät, PC, Xerox-Multifunktionsdrucker oder einem TWAIN-kompatiblen Scanner. Dank automatischer cloudbasierter optischer Zeichenerkennung in allen Sprachen, Trennblättern mit Strichcodes, integrierten Anzeige- und Indizierfunktionen, Datenbankintegration und einfacher Drag-&-Drop-Funktionalität lassen sich Ihre Dokumente schnell und einfach digitalisieren, sortieren und aufbewahren.

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Verwalten

Verwalten

Mit DocuShare Flex können Sie Ihre Dokumente und Daten managen. Erstellen Sie benutzerdefinierte Dokumente und Workflow-Schritte. Leiten Sie die erfassten Dokumente in Prüf- und Genehmigungs-Workflows weiter. Richten Sie Regeln ein, um gängige Abläufe, wie das Vertragsmanagement oder das Onboarding neuer Mitarbeiter, zu automatisieren und zu beschleunigen. Sie können Aufgaben zuweisen und die Aufgaben von Mitarbeitern organisieren.

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Automatisieren

Automatisieren

Mit den Workflow-Tools von DocuShare Flex können Sie individuell genau angepasste Automatisierungslösungen erstellen. Mithilfe von Webforms schaffen Sie beispielsweise papierlose Abläufe. Mit intuitiven Online-Formularen lassen sich Daten auch unterwegs mühelos erfassen und Genehmigungsabläufe automatisch einleiten. Einfache, wiederverwendbare Routing-Belege und Geschäftsregeln helfen Ihnen, Abläufe schnell zu automatisieren. Mit der Berichterstellung können Sie anschließend die Ergebnisse nachverfolgen und analysieren.

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Zusammenarbeiten

Zusammenarbeiten

Mit DocuShare Flex wird die Zusammenarbeit einfach und effizient. Fügen Sie Anmerkungen zu Bilddateien hinzu. Versenden Sie Inhalte per E-Mail als Anhang, ZIP-Datei oder URL oder integrieren Sie diesen Schritt in einen Workflow. Erstellen Sie Teamordner für Benachrichtigungen und die Zusammenarbeit per E-Mail.

Abläufe digitalisieren

Abläufe digitalisieren

Digitalisieren Sie Ihre Abläufe mithilfe innovativer Lösungen. Mit maßgeschneiderten Cloud-Lösungen wie Policy Manager für DocuShare® Flex lässt sich die zeitnahe Prüfung von Unternehmensrichtlinien automatisieren. Die richtige Version wichtiger Richtlinien und Vorgaben ist stets verfügbar und so für umfassende Compliance gesorgt. Mit der Lösung Contract Management für DocuShare® Flex können Sie sämtliche Vertragsprozesse über die Cloud digitalisieren, von der Erstellung, der gemeinsamen Nutzung und den Verhandlungen zwischen internen und externen Parteien über die Genehmigung und digitale Unterzeichnung bis hin zum schnellen Abrufen und automatisierten Verlängern. Das Toolkit zur Automatisierung der Buchhaltung spart Zeit, Arbeit und Kosten bei der Bearbeitung von Rechnungen.

Anpassen

Anpassen

Die Lösungen lassen sich schnell an Ihre Anforderungen anpassen. DocuShare Flex-Lösungen können flexibel auf Ihre individuellen Abläufe abgestimmt werden. Unsere Lösung zur Automatisierung der Buchhaltung erfasst beispielsweise Rechnungen aus vielen unterschiedlichen Quellen wie E-Mail, Fax, Multifunktionsdruckern und Produktionsscannern und automatisiert die Genehmigung und Zahlung entsprechend Ihrer unternehmens- oder abteilungsspezifischen Vorgaben.

Eine funktionsstarke Plattform

male looking at smartphone

  • Benutzerfreundlich: Einfache Einrichtung und Konfiguration, SaaS-basierte Cloud-Bereitstellung und eine benutzerfreundliche, intuitive Benutzeroberfläche sorgen dafür, dass die Bereitstellung von DocuShare Flex in wenigen Tagen, nicht Monaten, und ohne großen Schulungsaufwand oder IT-Support zu erledigen ist. Sie können jederzeit und von überall aus auf Inhalte zugreifen und finden einzelne Dateien dank der Volltextsuchfunktion in Sekundenschnelle.
  • Mobil: Der moderne Arbeitsplatz ist mobil. Mit der DocuShare Flex App können Sie sich auch unterwegs einloggen und nach Dokumenten suchen, sie anzeigen, herunterladen, hochladen und mit anderen teilen, Daten erfassen und Aufgaben wie Genehmigungsschritte mühelos durchführen. Mit der App können Sie wichtige Geschäftsvorgänge auch dann fortsetzen, wenn Sie unterwegs sind.
  • Sicher: Xerox folgt branchenüblichen Best-Practices in Sachen Cloud-Sicherheit und nutzt verschlüsselte Benutzerauthentifizierung, geplante Backups, Off-Site-Speicher und Site-Replikation. Administratoren haben die Kontrolle über Benutzer- und Zugriffsrechte – also darüber, wer auf Dokumente zugreifen und diese erstellen und anzeigen kann. Zudem können sie die Datenarchivierung, -überprüfung und -vernichtung automatisieren und auf Berichte und Sicherheitsprotokolle zugreifen.
  • Skalierbar: DocuShare Flex wächst mit Ihrem Unternehmen und lässt sich anpassen, wenn sich die Zahl der Benutzer, der benötigte Speicherplatz oder Prozesse ändern. Die Lizenzoption für die parallele Nutzung ist dann interessant, wenn in Ihrem Unternehmen nur eine beschränkte Zahl an Nutzern regelmäßig Zugriff auf Flex benötigt.