Protect
Viele Lösungen versprechen, Ihre Daten zu schützen, aber ein Bereich, in dem Sie anderen hilflos ausgeliefert sind, ist der Dateiaustausch.
Unternehmen müssen Informationen austauschen, können aber wenig tun, um diese Informationen zu kontrollieren, sobald sie die Grenzen Ihrer eigenen Firewall verlassen – sei es aus Versehen oder in böswilliger Absicht.
Dabei sind drei Bereiche kritisch:
Übermittlung per E-Mail
E-Mail ist der einfachste und schnellste Weg für den Austausch von Informationen. Das ist anfällig für Fehler, unkontrollierte Weiterverbreitung und Angriffe auf E-Mail-Konten durch bösartige Aktivitäten.
Filesharing-/Hosting-Lösungen
In den letzten Jahren ist es einfach geworden, größere Dateien schnell extern zu teilen, aber bei vielen dieser Lösungen werden völlig ungeschützte Links für die Weitergabe von Dateien verwendet.
Ein weiteres Problem bei der Nutzung vermeintlich kostenloser Dienste ist, dass Ihre persönlichen Daten gesammelt und für andere Zwecke verwendet werden können.
Physische Weitergabe
Haben Sie schon einmal einen Brief oder ein Paket erhalten, das gar nicht für Sie bestimmt war? Oder würden Sie ein wichtiges Dokument auf Ihrem Schreibtisch oder an einem öffentlich zugänglichen Ort hinterlassen? Selbst wenn Sie Dokumente bei sich tragen, werden sie nicht immer so abgedeckt, wie es sein sollte.
Leider passiert das alles häufiger, als es Unternehmen lieb ist.
Wie kann also der „Protect“-Workflow von Workflow Central1 dazu beitragen, solche Bedenken auszuräumen?
Bei der Weitergabe von Dokumenten über den „Protect“-Workflow können Ersteller bis zu drei Sicherheitsstufen für jedes Dokument festlegen. Und dank der cleveren Sicherheitshülle, die die Datei umgibt, bleibt sie immer mit dem Dokument verbunden, egal wie es weitergegeben wird.
Anzeige überwachen – Damit überwachen Sie, wie häufig ein Dokument zur Anzeige aufgerufen wird.
Anzeigende überwachen – Damit überwachen Sie, wie häufig und von wem ein Dokument zur Anzeige aufgerufen wird.
Anzeigebeschränkungen – Sie haben die Möglichkeit, einzuschränken, wer das Dokument zur Anzeige aufrufen kann.
Bei jeder der oben genannten Optionen können Ersteller Ablaufparameter für die Anzeige festlegen. So kann der Zugriff auf das Dokument zum Beispiel nach einem bestimmten Datum oder einer bestimmten Anzahl von Tagen enden. Bei Stufe 2 und 3 können die Ersteller die maximale Anzahl der erlaubten Ansichten festlegen. Wenn ein Dokument versehentlich an die falsche Person geschickt wird, kann es sofort oder zu einem beliebigen Zeitpunkt nach dem Versand verfallen.
Um die Weitergabe an externe E-Mail-Adressen zu vermeiden, können Ersteller das Dokument auf eine bestimmte Domäne oder mehrere Domänen beschränken – besonders nützlich für Dokumente, die nur für den internen Gebrauch vorgesehen sind.
Bei den Stufen 2 und 3 können die Ersteller dem freigegebenen Dokument auch Kennungen für Bildschirmaufnahmen hinzufügen, die den Namen des Empfängers in das Dokument einprägen, falls dieser einen Screenshot des Dokuments erstellt. Dies kann von einer weiteren Weitergabe abschrecken, da die Leser visuell erkennen, dass sie bei der Weitergabe eines Screenshots einer Seite oder eines Teils einer Seite Gefahr laufen, dass das Leck leicht aufgespürt werden kann.
Und nicht zu vergessen: Druck. Es gibt zwar viele gute Gründe, ein Dokument auszudrucken, aber es gibt auch Dokumente, die einfach niemals gedruckt werden sollten. Die „Protect“-Funktion schränkt die Druckfähigkeit standardmäßig ein, aber für die Dokumente, die gedruckt werden können, können Sie mit dem „Redact“-Workflow zusätzlich dafür sorgen, dass alle persönlichen Daten vor dem Drucken verborgen werden.
Ganz gleich, ob Sie Mitarbeiter zu Hause, unterwegs, im Büro oder in flexiblen, gemischten Arbeitsverhältnissen beschäftigen – mit einer einfach zu bedienenden, intuitiven Sicherheitslösung von Xerox können Unternehmen ihre wertvollsten Ressourcen besser schützen.
Wie hilft mir das an meinem Arbeitsplatz?
Patientenakten oder Korrespondenz, die personenbezogene Informationen enthalten.
Entwicklungskonzepte, Pläne, sonstige Unterlagen, die geistiges Eigentum enthalten.
Verträge und zugehörige Geheimhaltungsvereinbarungen.
Zusätzliche produktivitätssteigernde Funktionen von Workflow Central
Erstellen Sie einen automatisierten Workflow zur Überwachung wichtiger Dokumente, die immer sicher sein sollten. Sobald sie in dem gewählten Cloud-Ordner2 oder E-Mail-Posteingang2 ankommen, wendet der automatisierte Workflow im Hintergrund ohne weiteres Eingreifen den Arbeitsablauf „Protect“ an. Weitere Informationen
Hinweis: iOS-Mobilgeräte können geschützte Dokumente zum Zeitpunkt des Starts nicht öffnen – sie müssen zuerst auf einen PC oder Mac heruntergeladen werden.
¹ erfordert erweitertes Abonnement
2 Zu den unterstützten Eingabe- und Ausgabezielen gehören E-Mail (MS Exchange Online) und Cloud-Speicherplätze (MS 365 SharePoint, MS OneDrive und Google Drive).
Unaufhaltbare Produktivität überall dort, wo gearbeitet wird
Sind Sie bereit, sich von der Schwierigkeiten des Arbeitsalltags zu verabschieden? Die Xerox® Workflow Central-Plattform kann helfen. Dann los.