Xerox® DocuShare® Flex-App Benutzerhandbuch
Erste Schritte
Um die Xerox® DocuShare Flex-App nutzen zu können, werden die URL zum DocuShare Flex-Server, der Benutzername und das Kennwort benötigt. Diese Zugangsdaten sind beim DocuShare Flex-Koordinator erhältlich.
Vorgehen wie folgt, um sich bei Ihrem Konto anzumelden:
Die App starten und im Anmeldefenster die Server-URL eingeben.
Den Benutzernamen und das Kennwort eingeben.
Auf Log In (Anmelden) klicken.
Hinweis: Wenn die Anmeldung nicht möglich ist, den DocuShare Flex-Koordinator kontaktieren.
Die Mobile App nutzen
Nach erfolgreicher Anmeldung auf dem DocuShare Flex-Server kann die Mobile App genutzt werden zum:
Suchen und Anzeigen von Dokumenten
Hochladen neuer Versionen von Dokumenten und anderen Inhalten
Verschicken von Dokumenten per E-Mail oder Messenger, zum Drucken von Dokumenten usw.
Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenteigenschaften
Herunterladen von Dokumenten, um sie offline anzuzeigen und in anderen Anwendungen zu bearbeiten
Aufnehmen von Bildern und Videos mit Ton
Weiterleiten von Dokumenten und Verwalten von Aufgaben
Ordner durchsuchen
Auf Files (Dateien) tippen, um Inhalte anzusteuern und zu lokalisieren. Durch Antippen des Pfeils in der linken, oberen Ecke der Anzeige zum vorherigen Ordner zurückkehren.
Um den Inhalt des Servers oder eines Ordners zu aktualisieren, die Dokumentenliste nach unten ziehen und loslassen.
Um ein gelöschtes Dokument wiederherzustellen, Trash (Papierkorb) antippen, dann auf dem betreffenden Dateinamen in der Liste nach links wischen und Restore (Wiederherstellen) antippen.
Verfügbare Funktionen
In den Dateiordnern können durch Antippen der Symbole in der Navigationsleiste folgende Funktionen aufgerufen werden:
Create Folder (Ordner erstellen) – Erstellt einen neuen Ordner auf dem Server.
Take Photo or Video (Foto oder Video aufnehmen) – Das oben rechts befindliche Kamera-Symbol antippen, das Foto machen oder den Film aufnehmen und das Ziel auswählen – den aktuellen oder den Erfassungsordner.
Hinweis: Auf dem Mobilgerät können in Erfassungsordnern keine Unterordner erstellt werden.
Mit Dokumenten arbeiten
Nachdem ein Dokument angesteuert wurde, kann es durch Antippen geöffnet werden, um es einzusehen oder ein Video abzuspielen. Durch eine Wischbewegung auf dem Dateinamen nach links kann die Datei gelöscht werden.
Verfügbare Funktionen
Das entweder in der rechten, oberen oder linken, unteren Ecke der Anzeige befindliche -Symbol antippen, um zu den folgenden Funktionen zu gelangen:
Share the document (Dokument teilen) – Dokument per Messenger, Mail oder über soziale Medien teilen
Save Image or Video (Bild oder Video speichern) – Bild oder Video im lokalen Medienspeicher des Telefons speichern
Save to iOS Files (In iOS-Dateien speichern) – Laden von Dateien auf das lokale iPhone oder in die iCloud
Print (Drucken) – Ausdrucken des Dokuments auf einem kompatiblen Apple AirPrint®-Drucker.
Weitere Aktionen für Dokumente
Beim Anzeigen von Dokumenten in einem Ordner können weitere Vorgänge auf ein Dokument angewendet werden.
Die -Schaltfläche antippen zum:
Weiterleiten – Die Schaltfläche Route (Weiterleiten) antippen, in der angezeigten Liste eine verfügbare Vorlage auswählen und die oben rechts befindliche Schaltfläche Route (Weiterleiten) antippen.
Löschen – Die Schaltfläche Trash (Papierkorb) antippen.
Eigenschaften bearbeiten – Die oben rechts in der Anzeige befindliche Schaltfläche
Edit (Bearbeiten) antippen. Änderungen an den Eigenschaften vornehmen und abschließend Done (Fertig) auswählen.
Eigenschaften anzeigen und bearbeiten
Eigenschaften von Dokumenten können angezeigt und bearbeitet werden. Dazu den Ordner ansteuern, in dem sich das Dokument befindet, dessen Eigenschaften angezeigt und bearbeitet werden sollen:
Das rechts neben dem Objekt befindliche -Symbol antippen, um die Eigenschaften anzuzeigen.
Die Schaltfläche Edit (Bearbeiten) antippen, um Eigenschaftenwerte zu ändern.
Dokumente suchen
Auf dem gesamten Server kann nach Dokumenten gesucht werden.
Das oben in der Anzeige befindliche Navigationsfeld Search (Suchen) antippen. Dann einen Suchbegriff in das Suchfeld eingeben und die Schaltfläche Search (Suchen) in der linken, unteren Ecke der Anzeige antippen.
Dateien hochladen
Durch Ausführen der folgenden Schritte können Dokumente in die DocuShare Flex-Dateiablage hochgeladen werden:
Auf dem Startbildschirm das Symbol iOS Files (iOS-Dateien) antippen und in den verfügbaren Ordnern eine Datei auswählen.
Das -Symbol antippen und Copy to DocuShare Flex (Nach DocuShare Flex kopieren) auswählen.
Aufgaben
Zum Verwalten von Aufgaben in der unteren Navigationsleiste Tasks (Aufgaben) antippen, um zu My Tasks (Eigene Aufgaben) zu gelangen.
Zwei Ansichten stehen zur Auswahl: „My Tasks“ (Eigene Aufgaben) und „Manage Tasks“ (Aufgaben verwalten).
Die -Schaltfläche antippen zum:
Anzeigen aufgabenspezifischer Anweisungen
Anzeigen des Aufgabenstatus
Anzeigen zugehöriger Dokumente
Genehmigen, Ablehnen oder Freigeben der Aufgabe