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Xerox® DocuShare® Go 12

What’s New in This Release

Canada Hosting

DocuShare Go is now hosted in Montreal, Canada, in the AWS Region ca-central-1.

The DocuShare Go landing page, "Welcome to Xerox DocuShare Go," will soon have Canada listed for the Login Subscription Location dropdown selection. Use this link for direct access at go.docushare-ca.com.

Content Rules Additions

Document Summarization

This feature allows you to get a summary of long documents using AI technology. The summary will include only the most important information from the original text, and you can choose the number of sentences you want to see (between 1-10) and the language (EPFIGS) you want to see it in. Once the summary is generated, it will be added to the summary field of the file. You also have the option to choose whether you want the summary to be reviewed.

Advanced-Data Extraction

We have an Advanced Data Extraction feature that can extract data from your documents intelligently, which is also known as indexing. This feature can extract, classify, and transform data from various sources such as scanned, typed and handwritten documents, scanned pictures, emails, and other digitized sources. It can also extract data to ensure proper and consistent naming policies, making it easier to archive and retrieve files. The feature supports fuzzy matching and EPFIGS languages, and its configuration is straightforward. Additionally, the tool has a Preview Extraction function to test results. Once the rule executes, field values are extracted, and metadata of the document is assigned.

ConnectKey App: Metadata & Multiple Files

Scanning multiple documents can be a time-consuming task. Fortunately, the DS GO web UI offers a solution by allowing you to scan a QR code and enter relevant information on your phone, tablet or PC. Furthermore, the ConnectKey App enables you to print separator sheets, which can be used to scan multiple files into DS GO in one go. This not only saves time but also streamlines the scanning process.

White Labeling

DocuShare Go now offers a White Label option for an additional cost.

(Contact us for White Labeling information.)

White Labeling DocuShare Go includes:

  • Help Link – A hyperlink will be embedded in the question mark icon located at the top right corner of the DocuShare Go web page.

  • Color Scheme – The UI primary and secondary colors may be customized or kept as default.

  • New Subdomain Name – A unique URL will be created to include the specific Product Name (e.g. <product-name>.docushare.com)

  • Login Page – The domain URL will contain regional information specific to each client. (e.g. <product-name>.docushare.com or productname.docushare-eu.com.)

  • Email branding – Emails will be customized with the organization's branding and logo.

Virus Scanning

As an additional safety measure, all uploaded files are scanned for known virus signatures to ensure that every organization remains isolated from any potential threats.

History Logs

When a user selects a file(s) and picks the Print action, that action is logged in the History of the file.

DocuShare Go Release Notes 11

Xerox® DocuShare® Go 11

Neu in dieser Version

Wiederherstellung gelöschter Organisationen

Es werden nun regelmäßig Backups erstellt, um eine nahtlose Wiederherstellung des Abos im Falle eines etwaigen Supportbedarfs zu ermöglichen. Bisher wurden die Abos sechs Monate nach dem Ablaufdatum endgültig gelöscht.

  • Wiederherstellung von Organisationen im Organisationspool

  • Wiederherstellung von Organisationen im Ressourcenpool

  • Wiederherstellung von Benutzerkonten

  • Wiederherstellung von s3-Dateien

  • Wiederherstellung des Suchindex

Genehmigungen wurden erweitert und lassen nun auch bedingte sequenzielle Genehmiger zu.

Geben Sie das Feld (z. B. Kaufpreis) an und legen Sie mehrere Genehmiger mit bestimmten Bedingungen (z. B. < oder >=) fest, um den Artikel zur Genehmigung weiterzuleiten.

Diskussion (Chat)

Während Sie eine Datei ansehen oder bearbeiten, können Sie eine Diskussion mit anderen Mitgliedern beginnen. Diese Funktion ist besonders nützlich, um mit anderen zusammenzuarbeiten und Feedback oder Anregungen zu erhalten.

Um eine Diskussion zu starten, markieren Sie einfach Mitglieder, die dann eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Die E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zur Diskussion. Diese Funktion sorgt dafür, dass alle Beteiligten informiert und eingebunden bleiben.

Versionshinweise zu DocuShare Go 10

Xerox® DocuShare® Go 10

Neu in dieser Version

Unterstützung von OAuth 2.0 Identity Provider für die Authentifizierung in der DS Go Connect Key Applikation

Wenn ein Go Unternehmen einen OAuth 2.0 Provider für die Authentifizierung bestimmt, kann der Hauptbenutzer nun von uns dazu befähigt werden, sich mit dem Gerätecode seines Mobilgeräts einzuloggen.

  1. Öffnen Sie die auf Ihrem Xerox ConnectKey Gerät installierte DS Go ConnectKey Applikation

  2. Der Benutzer scannt den QR-Code seines Mobilgeräts.

  3. Loggen Sie sich anschließend ein und autorisieren Sie das ConnectKey Gerät.

  4. Fahren Sie fort, um Ihre DS Go ConnectKey Applikation auf dem ConnectKey Gerät zum Drucken oder Scannen zu verwenden.

Onboarding von Benutzern

Anstatt jeden Benutzer eines Docushare GO Unternehmens einzeln einladen zu müssen, kann ein DS Go Administrator jetzt auf Wunsch das Onboarding aktivieren. Wenn das Onboarding aktiviert wurde:

  1. Wird ein aus 6 Buchstaben/Zahlen bestehender Code generiert, den Sie Ihrer Zielgruppe auf beliebige Weise zur Verfügung stellen können, zum Beispiel per unternehmensinterner E-Mail an ausgewählte Benutzer.

  2. Benutzer können mit dem Code auf go.docushare.com gehen, ihre Region auswählen und den Registrierungslink dafür nutzen, Zugang zum Go Unternehmen zu erhalten.

Neue Inhaltsregeln

  • Sequentielle Inhaltsregel ist verfügbar. Dadurch können Genehmigungsberechtigte einen Artikel in sequentieller Reihenfolge genehmigen. Wenn der erste Genehmigungsberechtigte seine Genehmigung erteilt, wird der nächste Genehmigungsberechtigte um seine Genehmigung gebeten. Falls ein Genehmigungsberechtigter seine Genehmigung nicht erteilt, wird der Artikel abgelehnt.

  • Mehrere (alle) Regeln zur Genehmigung der Inhalte sind verfügbar. Wenn alle bestimmten Genehmigungsberechtigten ihre Genehmigung erteilen, wird der Artikel genehmigt. Wenn ein bestimmter Genehmigungsberechtigter seine Genehmigung nicht erteilt, wird der Artikel abgelehnt. Alle Benutzer erhalten eine Aufgabe

Versionshinweise zu DocuShare Go 9

Xerox® DocuShare® Go 9

Neu in dieser Version

Unterstützung von OAuth 2.0 Identity Provider für die Authentifizierung

  • In dieser Version gibt es eine wichtige Änderung bei der Authentifizierungsmethode. Die neue Option ermöglicht es bei Abos, OAuth 2.0 IdP für alle Benutzer zu verwenden.

  • Das IT-Supportteam des Kunden müsste eine Anwendung im IdP erstellen und die Informationen an den Abo-Administrator weitergeben, damit dies funktioniert.

  • Der Benutzer gibt seine IdP-E-Mail-Adresse an, woraufhin Go zur Anmeldung an den IdP weiterleitet und der Benutzer bei Erfolg auf Go zugreifen kann.

Verbesserungen der Inhaltsregeln

  • Neue Regel für einfache Überprüfung mit elektronischer Signatur. Ein einzelner Benutzer kann zugewiesen werden, um Felder zu überprüfen und bei Bedarf eine Unterschrift zu leisten. Die Signatur kann in Form eines Bildes oder eines Textes vorliegen, die jeweils vom Benutzer eingegeben und über den Versionsverlauf angezeigt werden können.

  • Neue Regel für Mehrfachgenehmigungen mit elektronischer Signatur. Mehrere Benutzer können zugewiesen werden, um Dokumente zu genehmigen oder abzulehnen und bei Bedarf zu unterzeichnen. Der erste zugewiesene Benutzer, der die Aufgabe genehmigt oder ablehnt, schließt die Genehmigung/Ablehnung des Dokuments ab. Die Signatur kann in Form eines Bildes oder eines Textes vorliegen, die jeweils vom Benutzer eingegeben und über den Versionsverlauf angezeigt werden können.

  • Erweiterung der einfachen Genehmigung um elektronische Signatur. Die Signatur kann in Form eines Bildes oder eines Textes vorliegen, die jeweils vom Benutzer eingegeben und über den Versionsverlauf angezeigt werden können.

  • Dokumentenklassifizierung + Datenextraktion, Verbesserungen:

    • Eingabe von extrahierten Werten in ein neues Feld für den Dokumenttyp.

    • Eingabe von extrahierten Werten in ein vorhandenes Dokumenttypfeld.

    • Angabe der Zeitzone beim Extrahieren von Datums-/Zeitwerten.

    • Detailliertere Ausführungsstatus im Ausführungsprotokoll.

Allgemeine Funktionserweiterung

  • Die Seite mit den Aboplänen wurde mit einem Link zum Verkaufsanfrageformular aktualisiert.

  • Verbesserte Fehlerbehandlung beim Hochladen von Dateien. Das System erkennt das Hochladen einer neuen Version eines Dokuments unter Verwendung einer Datei mit einem anderen Dateinamen oder das Hochladen einer neuen Datei in eine Sammlung mit einem doppelten Dateinamen. Benutzer werden aufgefordert, Maßnahmen zu ergreifen, um die Fehler zu beheben.

Versionshinweise zu DocuShare Go 8

Xerox® DocuShare® Go 8

Neu in dieser Version

Neue Funktion zur Klassifizierung von Dokumenten und zur Extraktion von Metadaten

  • Die Möglichkeit, Dokumente zu klassifizieren und Metadaten zu extrahieren, ist neu in dieser Version.

  • Neuer Inhaltsregel-Typ: Dokumentenklassifizierung + Datenextraktion wurde hinzugefügt. Möglichkeit zur Überprüfung, Aktualisierung und Genehmigung der Dokumentenklassifizierung über die Schnittstelle „Meine Aufgabe“ der Inhaltsregeln.

  • Mit der Erweiterung der derzeitigen Dokumentenklassifizierungsregel bearbeitet DocuShare Ihre Dateien, indem es den Dokumenttyp festlegt, Daten aus der Datei extrahiert und die Metadatenfelder auf Basis dieser Informationen aktualisiert. Beispiel: Extraktion der Rechnungsnummer.

  • Das Standard-Datenextraktionspaket ist beim Abschluss des Abonnements enthalten. Damit ist die Funktion für Datenklassifizierung und Metadaten-Extraktion im Abo verfügbar. Ein zusätzliches Extraktionspaket kann hinzugekauft werden.

  • Es wurde eine neue Datenextraktionsrolle hinzugefügt, die auf die Regeln dieses Typs erstellen kann.

  • Kann für PDF- und Bilddateitypen verwendet werden. Derzeitige Einschränkung: Funktioniert nicht für Textdateien.

Abo-Management

Nutzer können zusätzlichen Speicherplatz kaufen (pro Nutzer 500 GB oder ein Vielfaches davon). Nutzer erhalten eine Warnung auf ihrem Dashboard, wenn der verbleibende Speicherplatz 10 % der Gesamtkapazität erreicht. Gast-Nutzer können nun entfernt werden, wenn sie keinen Zugriff mehr benötigen. Gast-Nutzer erhalten Anzeigerechte, und die Gastfreigabe ist erforderlich, um ein Ablaufdatum festzulegen. Die Anzahl der Gast-Nutzer ist eingeschränkt und hängt von der Art des Abos ab. Als Gast-Nutzer sind das Fünffache der gleichzeitigen Nutzer und das Doppelte der benannten Nutzer erlaubt.

Sicherheit und Compliance

Die kostenlose Probeversion von „Self-Service“ wurde von der Self-Service-Schnittstelle entfernt. Grund ist die Sanction-Scan-Anforderung. Probeversionen werden nun nur noch über das Backoffice bearbeitet. Xerox Internal AD Option wurde entfernt. Damit soll das Produkt auf die geplante Single Sign-On-Funktion vorbereitet werden.

Support

Chatbot wurde entfernt wegen geringer Nutzung. Die Community-Website steht allen Nutzern offen und die häufig gestellten Fragen werden weiterhin aktualisiert.

Enterprise Content Management – Einblicke

Informieren Sie sich mit PDFs, Videos, Infografiken und weiteren Materialien über dieses Thema.