Fallstudie: Poststelle wird von Papier befreit
Die Herausforderung:
Im Rahmen ihrer Initiative „Papierloses Büro“ wollte diese global tätige Schadenmanagementgesellschaft nicht nur die Produktion von Papierdokumenten in ihrer Arbeitsumgebung einstellen, sondern auch die Annahme papierbasierter Postsendungen auf ein Mindestmaß reduzieren. Behindert durch langwierige Verfahren für Dokumentenrecherche und -versand, brauchten Mitarbeiter oft mehrere Arbeitstage, um sich Zugang zu physischen Akten zu verschaffen. Dies schlug sich negativ auf die Kundenzufriedenheit nieder und verursachte unnötige Betriebskosten für das Dokumentenmanagement. Die Gesellschaft benötigte eine Lösung, um kritische Geschäftsdokumente in ein digitales Format umzuwandeln, das gespeichert werden kann und jederzeit problemlos zugänglich ist.
Die Lösung:
Die Schadenmanagementgesellschaft lässt ihre Post an ein Postfach weiterleiten, von wo sie täglich an Xerox® Digitization Center transportiert wird. Dort wird sie geöffnet, gescannt, nach dem Namen des Empfängers indexiert und dann in das Content-Management-System des Kunden hochgeladen. Die Mitarbeiter der Gesellschaft bearbeiten nun keine Papierpost mehr. Stattdessen erhalten Sie eine E-Mail mit der Nachricht, dass eine digitale Kopie der Postsendung eingegangen ist, und einem Link zu ihrem persönlichen „Postfach“, über den sie die Bilder einsehen können.
Die Ergebnisse:
Xerox® Digitization Center verarbeitet jeden Monat ungefähr 1.000 Papierdokumente, eine Mischung aus Postsendungen und Bürounterlagen. Xerox erhält nun sämtliche Post, die für das kanadische Büro des Kunden bestimmt ist (mit Ausnahme von Kurierpaketen), sodass der Bedarf an einer Vollzeit-Poststelle entfällt. Da Postsendungen in einem digitalen Format eingehen, werden die Dateien sofort in elektronische Workflows integriert, ohne dass Papieroriginale vor Ort gescannt oder entsorgt werden müssen.
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