Fünf ärgerliche Fehler bei der Dokumentensicherheit

1. Zum Beispiel, wenn Sie sie im Druckerschacht vergessen.

Denken Sie nur an den Stapel von Dokumenten, der vermutlich auf Ihrem Drucker liegt. Das ist nicht nur Verschwendung, sondern auch ein Risiko. Im Stapel könnte sich die Gehaltsanpassung eines Mitarbeiters befinden, Daten von Ihren Kunden oder Finanzpläne und Informationen zur strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens.

Sie möchten nicht, dass diese Dinge einfach so herumliegen? Die Lösung ist ganz einfach: Legen Sie sich einen intelligenten Drucker zu, der Nutzer authentifiziert, bevor er ihre Dokumente druckt.

Auf der Suche nach einem intelligenten Drucker? Sehen Sie sich den Xerox^® VersaLink^® C400 Farbdrucker an

2. Oder wenn Sie Dateien versenden, ohne diese durch ein Passwort zu schützen.

Sie müssen eine Datei einscannen und an Ihren Kollegen Jens schicken. Sie haben es gerade eilig. Also scannen Sie das Dokument schnell ein und senden es per E-Mail an Jens – aber an den falschen Jens. Ups.

Legen Sie sich einen Drucker zu, der Ihnen dabei hilft, Dateien durch Passwörter zu schützen.

3. Sensible Dateien in unsicheren Ordnern speichern.

Wenn jemand ein Dokument einscannen und es dann in der Cloud speichern will, muss die Datei in der Regel erst lokal abgespeichert werden.

Beispielsweise auf dem Desktop des Nutzers oder in einem lokalen Ordner. Doch wenn der Mitarbeiter vergisst, die Datei zu löschen, nachdem er sie über Dropbox oder Google Drive geteilt hat, haben Sie ein Problem.

Ein intelligenter Drucker kann Ihnen hier helfen. Er speichert die Dateien Ihrer Nutzer automatisch in der Cloud und lässt keine sensiblen Dateien herumliegen.

4. Druckaufträge von jemand anderem erledigen lassen.

Manchmal möchten Remote-Mitarbeiter, dass Unterlagen ausgedruckt werden, bevor sie das nächste Mal im Büro sind. Häufig bitten sie dann einen Kollegen, die Datei für sie auszudrucken.

Doch wenn eine sensible Datei an einem unsicheren Ort gespeichert wird, kann das zu echten Problemen führen.

Wenn Ihr Drucker mobiles Drucken unterstützt, müssen Remote-Mitarbeiter sich nicht mehr auf Kollegen verlassen, wenn es ums Drucken geht. Und damit wäre das Problem gelöst.

Sie möchten scannen UND kopieren? Xerox^® VersaLink^® C405 Farb-Multifunktionsdrucker.

5. Die Daten auf der Festplatte des Druckers belassen.

Sie denken vermutlich nicht daran, dass Ihr Drucker ähnlich wie ein Computer funktioniert. Doch die intelligentesten Drucker haben Festplatten und spielen eine wichtige Rolle dabei, wie Informationen in Ihrem Unternehmen weitergegeben werden.

Achten Sie deshalb darauf, dass Ihr Drucker automatisch seine eigene Festplatte überschreibt. Und was noch wichtiger ist: Sorgen Sie dafür, dass die Festplatte Ihres Druckers gut verschlüsselt ist.