Zehn Punkte, die Sie beim Kauf eines Multifunktionsdruckers berücksichtigen sollten

Was ist ein Multifunktionsdrucker?

Ein Multifunktionsdrucker (MFP) ist Drucker, Kopierer, Scanner und/oder Faxgerät in einem. Multifunktionsdrucker sind eine gängige Wahl für kostenbewusste Unternehmen, die ihre Geräte konsolidieren, Kosten senken und Arbeitsabläufe verbessern möchten. Wenn auch Sie dabei sind, Ihre Arbeitsabläufe zu digitalisieren, werfen Sie einen Blick auf unsere Liste von Multifunktionsdruckern, die speziell für das Scannen von Dokumenten empfohlen werden.

Erwägungen zur Bewertung von Multifunktionsdruckern

Um eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, welcher Multifunktionsdrucker für Sie der richtige ist, müssen Sie die richtigen Fragen stellen. Hier sind die zehn Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie einen Multifunktionsdrucker kaufen.

 

1. Was sind Ihre Anforderungen?

Sie sollten genau wissen, was der Multifunktionsdrucker für Sie und Ihre Endbenutzer leisten soll. Wie möchten Sie den Multifunktionsdrucker – abgesehen vom Drucken und Kopieren – zur Verwaltung von Dokumenten, zur Papierreduzierung, zur Vereinfachung von Arbeitsabläufen, zum Scannen in die Cloud, zum mobilen Arbeiten usw. einsetzen? Wie viele Kopier-, Druck-, Fax-, Scan- und E-Mail-Aufträge werden Sie pro Tag ausführen? Wie viele Personen werden das Gerät gemeinsam nutzen? Brauchen Sie Farbdruck? Soll das Gerät WLAN-fähig sein? Mobil- und Cloud-fähig? Es gibt jede Menge Anforderungen zu berücksichtigen.

2. Kennen Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO) und die Kosten/Nutzen-Vorteile?

Wenn Sie sich überlegen, welcher Multifunktionsdrucker der richtige für Sie ist, sollten Sie auf keinen Fall nur die Kosten der Hardware betrachten. Es gibt eine Reihe weiterer Faktoren zu berücksichtigen, so zum Beispiel die Kosten für Verbrauchsmaterial. Wenn man die Tintenkosten berücksichtigt, stellen sich Tintenstrahl-Multifunktionsdrucker, die in der Anschaffung oft günstiger sind, in Bezug auf die Gesamtbetriebskosten häufig als gleichwertig oder teurer heraus als die leistungsfähigeren Laser-Multifunktionsdrucker. Die Gesamtbetriebskosten können auch bei Geräten, die schwer zu bedienen und zu warten sind, die unzuverlässig sind oder denen die Funktionen und Fähigkeiten fehlen, um effizient und effektiv die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, erheblich steigen.

Ihr Multifunktionsdrucker kann zu eine wichtigen Beitrag zur Verwaltung und Kontrolle der Kosten für Druck und Bildbearbeitung werden und Ihrem Unternehmen auch neue Funktionen geben, wenn Sie sich mit Bedacht entscheiden. Überlegen Sie sich, wie Multifunktionsdrucker die Gesamtbetriebskosten für Druck- und Imaging-Anlagen senken, die Ressourcen im gesamten Unternehmen besser konsolidieren und verwalten und die Effizienz der Geschäftsprozesse verbessern können.

3. Was sagen andere?

Vergleichen Sie die Daten zur tatsächlichen Leistung und zu den Management- und Supportproblemen, die in den technischen Datenblättern des Herstellers angepriesen werden, mit Daten von unabhängigen Prüfstellen. Was sagen erfahrene Leute in der Branche über die Qualität und Leistung des von Ihnen in Betracht gezogenen Produkts?
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4. Wie einfach ist der Anschluss an Ihr Netzwerk?

Überlegen Sie, wie einfach sich der Multifunktionsdrucker in Ihr bestehendes Netzwerk integrieren lässt. Ist es einfach zu implementieren? Müssen Nutzer dafür geschult werden? Sind Software oder Assistenten enthalten, die Sie durch Installation, Fehlerbehebung und Upgrades führen?

Wenn Ihr Team von verschiedenen mobilen Geräten, wie Smartphones, Tablets, Laptops usw., an einem leicht zugänglichen Ort drucken muss, sollten Sie den Kauf eines WLAN-Multifunktionsdruckers in Erwägung ziehen. WLAN-Multifunktionsdrucker sind ohne Kabel mit einem Netzwerk verbunden. Dies ermöglicht müheloses mobiles Drucken, ohne dass man über unansehnliche Kabel stolpert.

5. Wie einfach ist die Nutzung?

Vermeiden Sie Engpässe und kostspielige Ausfallzeiten von Mitarbeitern, indem Sie einen Multifunktionsdrucker finden, der einfach zu bedienen ist. Achten Sie auf intuitive Benutzeroberflächen, minimale Schulungsanforderungen und leicht zugängliche Online-Hilfe und Dokumentation. Wenn Sie Support benötigen, prüfen Sie, ob das Produkt durch den vom Hersteller angebotenen Service und Support unterstützt wird.

Dank ihrer tablettähnlichen Bedienoberfläche sind die Multifunktionsdrucker der neuesten Generation besonders einfach zu bedienen. Sie lassen sich wie Smartphones oder Tablets durch Berühren, Wischen und Scrollen bedienen. Und mit den integrierten Anwendungen können Sie Tools für Ihre eigenen individuellen Workflows hinzufügen, löschen oder austauschen.

Mobile und Cloud-verbundene Multifunktionsdrucker machen es einfach, von fast überall aus zu arbeiten. Auf diesen Multifunktionsgeräten erleichtern es Apps, Dateien herunterzuladen, mit anderen zusammenzuarbeiten, zu drucken, zu scannen, Dokumente zu versenden – oder sogar zu übersetzen. Und das alles auch von unterwegs.

6. Wie gut sind die Multitasking-Fähigkeiten des Geräts?

Suchen Sie nach einem Multifunktionsdrucker, der wirklich multifunktional ist. Können Nutzer auf alle Funktionen, die Sie brauchen, zugreifen? Geht das auch, wenn andere Funktionen gerade verwendet werden? Einige Produkte, wie z. B. All-in-One-Geräte, bieten zwar mehrere Funktionen in einem Gerät, sind aber nicht unbedingt gleichzeitig multitaskingfähig. Wenn sie nicht alle Funktionen eines Multifunktionsdruckers gleichzeitig bieten können, riskieren Sie möglicherweise Ausfallzeiten aufgrund von Engpässen.

7. Welche bidirektionalen Kommunikationsmöglichkeiten bietet das Gerät?

Wenn Sie Nutzern und IT-Administratoren keine rechtzeitigen und präzisen Informationen über den Status von Aufträgen, Warteschlangen und Geräten übermitteln, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter verstärkt eingreifen, um Probleme zu lösen, zu verhindern oder vorauszusehen. Eine solide bidirektionale Kommunikation, sowohl am Multifunktionsdrucker als auch über das Netzwerk, ist für den zuverlässigen Betrieb eines Produkts unerlässlich. Achten Sie auf die Druckauftrags- und Gerätestatusfunktionen vom Desktop aus und die Möglichkeit, alle Auftragswarteschlangen am Gerät und im Netzwerk anzuzeigen.

8. Wie sieht es mit Geräteverwaltung, Remote-Intelligenz und Support aus?

Bietet der Hersteller zuverlässige Tools und Dienstprogramme für Geräte- und Flottenmanagement an? Dies kann jetzt oder in Zukunft sehr sinnvoll sein. Achten Sie auf Software zur Verwaltung von Gerätebeziehungen, die die Verfügbarkeit und Betriebszeit des Multifunktionsdruckers optimiert. Reagiert der Anbieter schnell auf Anfragen und bietet er eine gleichbleibende Servicequalität? Sie möchten darauf vertrauen können, dass Ihr Multifunktionsdrucker stets einsatzbereit ist, um effizient und produktiv arbeiten zu können.

Mit ausgereifteren Multifunktionsdruckern können Sie nicht nur Ihren Gerätebestand, sondern auch Daten und Informationen verwalten. Mit den richtigen integrierten Tools, wie z. B. der Integration von Managed Print Services, wird Ihr Multifunktionsgerät zur Zentrale Ihrer Dokumentenumgebung. Es kann Geschäftsprozesse automatisieren, die Geräteverwaltung per Fernzugriff optimieren und Ihren Helpdesk mit integrierten Tools unterstützen. Eine Benutzeroberfläche mit integrierten Apps ebnet den Weg für künftige Möglichkeiten für das Geräte- und Dokumentenmanagement. 

9. Erfüllt das Gerät Ihre Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz?

Bietet das Gerät das für Ihr Unternehmen angemessene Sicherheitsniveau? Ist es skalierbar, um mehr Sicherheit zu bieten, wenn sich Ihre Anforderungen ändern?

Wenn Sie sich darüber keine Gedanken machen, können Multifunktionsdrucker anfällig für Datenverluste oder böswillige Angriffe sein. Am besten schützen Sie Ihre Daten, wenn Sie einen Multifunktionsdrucker auswählen, der die Branchenstandards für Zugangsschutz, Geräteerkennung und Datenverschlüsselung übertrifft. Suchen Sie auch nach Herstellern von Multifunktionsdruckern, die mit Sicherheitsexperten für die Informationstechnologie zusammenarbeiten, wie z. B. McAfee und Cisco.

10. Welche Software und welche Lösungen sind verfügbar?

Verschaffen Sie sich einen gründlichen Überblick über kompatible Softwarelösungen des Geräteherstellers und anderer Partner.

Multifunktionsdrucker können Ihnen helfen, unnötige und umständliche Dokumentenprozesse zu rationalisieren und Ihre Papierdokumente elektronisch zu organisieren, zu bearbeiten und zu archivieren. Mit einem Multifunktionsdrucker und einer einfachen Softwareanwendung können Sie Papierdokumente in elektronische Formate umwandeln und sie mit einem einzigen Scan an mehrere Ziele senden – E-Mail-Programme, cloudbasierte Dokumentenspeicher, Netzwerkordner, entfernte Drucker, Back-Office-Automatisierungssysteme usw.

App-fähige Multifunktionsdrucker gehen hier noch einen Schritt weiter. Sie fügen Funktionen und Workflows in eine einfache App-Oberfläche ein, wie Sie sie von Ihrem Smartphone oder Tablet kennen. Damit können Sie aus der Cloud drucken oder in die Cloud scannen und Smartphones mit WLAN-MFDs verbinden, sodass Sie von überall und jederzeit arbeiten können.

Sobald Sie mit dem Wissen, das Sie durch diese Fragen gesammelt haben, gewappnet sind, werden Sie bereit sein, die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.

Multifunktionsdrucker können Ihnen helfen, unnötige und umständliche Dokumentenprozesse zu rationalisieren und Ihre Papierdokumente elektronisch zu organisieren, zu bearbeiten und zu archivieren. Mit einem Multifunktionsdrucker und einer einfachen Softwareanwendung können Sie Papierdokumente in elektronische Formate umwandeln und sie mit einem einzigen Scan an mehrere Ziele senden – E-Mail-Programme, Dokumentenspeicher, Netzwerkordner, entfernte Drucker usw.

Sobald Sie mit dem Wissen, das Sie durch diese Fragen gesammelt haben, gewappnet sind, werden Sie bereit sein, die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.

Weitere Informationen über Multifunktionsdrucker von Xerox®

Die Multifunktionsdrucker der Xerox®-Produktfamilien AltaLink®, VersaLink® und WorkCentre® bieten Ihnen das ideale Gleichgewicht aus Funktionalität und Wert, wenn Sie kopieren, drucken, scannen und faxen müssen. Und mit den Multifunktionsfarbdruckern können Sie kostengünstig Farbdokumente kopieren, drucken und scannen, sodass Sie mehr Aufträge intern abwickeln können. Darüber hinaus sorgen die Mobile- und Cloud-Unterstützung, hohe Sicherheit, WLAN-Konnektivität und anpassbare Anwendungen dafür, dass die Xerox-Multifunktionsdrucker zukunftstauglich sind und sich Ihren sich ändernden Anforderungen anpassen können.
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