Sieben einfache Tipps für einen intelligenteren Dokumenten-Workflow

So bekommen Sie den Informationsfluss in Ihrer Druckumgebung schnell und einfach in den Griff

Denken Sie einmal darüber nach: Dokumente sind das Rückgrat eines Unternehmens. Über die Hälfte aller Geschäftsprozesse sind dokumentengesteuert[1].

Leider verwenden Unternehmen viel zu viel Zeit und Geld auf die Verwaltung ihrer Dokumente. Im Durchschnitt fließt pro 10 Millionen Umsatz 1 Million in das Dokumentenmanagement[2]. Und 40-60 % aller Helpdeskanfragen3 drehen sich um Druckerprobleme.

Doch wenn Sie Ihre Druckumgebung gezielt überprüfen, werden Sie verschiedene clevere Möglichkeiten entdecken, um das Maximum aus Ihren Druckressourcen herauszuholen.

Die Verwaltung der Drucker ist Ihr Verantwortungsbereich? Unsere cleveren Tipps werden für Sie bei der Optimierung des Dokumenten-Workflows sehr nützlich sein.

1. Automatisieren Sie die einfachen Schritte

Die meisten Druckaufträge und Dokumentenprozesse beinhalten repetitive Aufgaben wie Rechnungsablage, Forderungserfassung und Dateispeicherung im richtigen Ordner. Derzeit erledigen Ihre Mitarbeiter die meisten Schritte manuell. Wenn Sie jedoch die für sie wichtigen Workflows dokumentieren und verstehen, können Sie sie über Ihre Multifunktionsdrucker als voreingestellte digitale Workflows automatisieren.

Installieren Sie eine App auf Ihrem Multifunktionsdrucker, um Dokumente in die entsprechenden Ordner und Ablagesysteme zu lenken. Mehr müssen Sie nicht tun, um einen langweiligen, mehrstufigen Prozess in einen schnellen One-Touch-Job zu verwandeln.

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2. Steigen Sie auf die Cloud um (und bleiben Sie dort)

Es ist sinnvoll, große und grafikintensive Dateien wie Marketingmaterial in Cloud-Ablagesysteme zu verschieben. Doch die meisten Leute teilen sie per E-Mail. Sie müssen sie also möglicherweise erst downloaden, bevor sie sie ausdrucken oder in Cloud-Ablagesysteme wie Dropbox hochladen können.

Nach einem Umstieg auf Dropbox oder Office 365 sollten Ihre Nutzer eigentlich keine zwölf Schritte brauchen, um eine große Datei herunterzuladen und auszudrucken, oder? Idealerweise klappen Zugriff und Ausdruck ohne Download, E-Mail oder Speicherstick.

Richten Sie Ihren Multifunktionsdrucker also so ein, dass er über eine App wie Dropbox scannen und drucken kann. So minimieren Sie die Prozessschritte und schaffen gleichzeitig wertvollen Speicherplatz auf Ihrem Mailserver.

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3. Fehlerbehebung per Ferndiagnose

Wenn Ihre Mitarbeiter Probleme mit dem Dokumenten-Workflow haben, sind Sie natürlich der erste Ansprechpartner. Aber ist es wirklich Sinn der Sache, dass Sie bei jedem Druckerproblem von einer Ecke des Büros in die andere rennen?

Nein, denn glücklicherweise sind die heutigen Multifunktionsdrucker so intelligent, dass sich Probleme aus der Ferne beheben lassen.

Über eine Remote-Admin-Schnittstelle können Sie von überall auf Ihren Multifunktionsdrucker zugreifen und Probleme lösen.

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4. Bestellen Sie Zubehör proaktiv

Wahrscheinlich kaufen mehrere Ihrer Mitarbeiter Toner ein. Für verschiedene Druckermodelle, von verschiedenen Lieferanten und zu verschiedenen Zeiten. Das ist nicht gut.

Richten Sie Ihre Drucker stattdessen so ein, dass Sie bei niedrigem Tonerstand automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail erhalten. So sind Sie der Einzige, der Zubehör bestellt. Und das auch nur bei Bedarf.

5. Finger weg von der Farbe

Farbdruck ist teurer als Schwarz-Weiß-Druck. Auf der anderen Seite kommen manche Dokumente einfach nicht ohne Farbe aus.

Die Lösung: Verhindern Sie, dass jeder alles immer in Farbe ausdruckt. Vergeben Sie stattdessen Rechte und nutzen Sie Kontrollinstrumente. So lässt sich der Farbdruck auf bestimmte Mitarbeiter, Abteilungen, Dokumenttypen oder sogar Tageszeiten beschränkten.

Diese Strategie macht es möglich, dass Vertriebsmitarbeiter Farbausdrucke Ihrer Kundenpräsentationen in Auftrag geben können und niemand seine Urlaubsfotos ausdruckt.

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6. Drucken Sie doppelseitig

Der Duplexdruck ist eine simple Methode mit großer Wirkung. Entscheiden Sie sich für Drucker, die standardmäßig beide Seiten bedrucken.

So halbieren Sie Kosten und Papierverbrauch. Es ist so einfach. Und so logisch.

7. Print-on-Demand

90 % aller Unternehmen beklagen Sicherheitsverletzungen aufgrund einer ungeschützten Druckersituation[3]. Allzu häufiger Grund: Sensible Dokumente wurden im Drucker vergessen.

Das kann früher passieren oder später. Und kostet Geld und Papier. 50 % aller Ausdrucke werden weggeworfen, 20 % nie abgeholt[4]. Das ist eine Tatsache.

Print-on-Demand (oder Pull-Printing) garantiert, dass Ihr Multifunktionsdrucker Dokumente nur nach vorheriger Authentifizierung per PIN-Code oder Karte freigibt. So lösen Sie ein Kosten- und Sicherheitsproblem mit einer einfachen Handbewegung.

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Wenn Sie den Dokumentenfluss in Ihrem Unternehmen verbessern, wirkt sich das auch auf den Informationsfluss aus.

Und wenn alles im Fluss ist, erleichtert das Ihr Leben, spart dem Unternehmen Geld und verbessert die Arbeitssituation Ihres Teams.

Diese Tipps zeigen Ihnen, wie’s geht.

 

Und als nächstes?

Die Umsetzung dieser Tipps ist ein guter Anfang. Doch erst nach einer gründlichen Evaluierung Ihrer Druckumgebung können Sie auch in Gänze von Ihr profitieren.

In unserem Leitfaden „Dokumentenmanagement – das Workbook“ erfahren Sie, wie Sie Geld sparen, die Nutzerproduktivität steigern und Ihr Leben vereinfachen.

Oder noch besser: Lagern Sie alle Prozesse, die Ihre Kosten senken, die Druckinfrastruktur optimieren und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern, einfach an Managed Print Services aus.

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Über uns

Wir sind Xerox. Wir sind überzeugt, dass die Verbesserung des Arbeitsflusses zu einer Verbesserung der Arbeit selbst führt.

Wir helfen Unternehmen, mit ineffizienten Dokumenten-Workflows aufzuräumen, damit die Arbeitsprozesse besser laufen.

Sprechen Sie mit uns.

 

 


[1] Poor document processes lead to significant business risk, IDC
[2] I know what you’re thinking, Angele Boyd, Industry Analyst, IDC
[3] The biggest mistakes companies make with data security, Digital Guardian, May, 2015
[4] Nuance Print Management, 2016